

Kaynağım İnsan’a Google üzerinden gelen ziyaretçilerden biri şöyle yazmış: görev tanımı nasıl yapılır?
Bilemiyorum tekrar bloga gelir mi aynı ziyaretçi ama ben yine de sorusuna hemen kısaca cevap vereyim istedim.
Görev tanımını yapacağınız pozisyonda çalışan kişi veya pozisyon yeni açılmış ise o pozisyonu açan yöneticiyi karşınıza alırsınız. Biz örnek olarak pozisyonda çalışan bir kişinin bulunduğunu düşünelim. Pozisyonumuz ise Satış Uzmanı olsun.
Pozisyonu dolduran kişiye 5N 1K kuralını uygularız aynen mülakatlarda olduğu gibi; ne, ne zaman, nerede, nasıl, neden ve kim sorularını yöneltiriz.
Satış uzmanı örnek görev 1: Bölüm Yıllık Satış Bütçesinin hazırlanabilmesi için, her yıl sonu Aralık ayı itibariyle, gelecek yıla ait Bireysel Yıllık Satış Bütçesinin, sorumlu olunan bayilerden alınan gelecek yıla ait satış öngörüleri değerlendirilerek, SAP üzerinde oluşturulması, bölüm müdürünü onayına sunulması ve gerekli durumlarda revizyon işlemlerinin yapılması
Şimdi yukarıdaki görevi inceleyelim.
Satış uzmanı satışından sorumlu olduğu ürün grubunun neyini oluşturmaktadır? …. Bireysel Yıllık Satış Bütçesini
Satış uzmanı Bireysel Yıllık Satış Bütçesini neden oluşturmaktadır ? …. Bölüm Yıllık Satış Bütçesinin hazırlanabilmesi için
Satış uzmanı bütçesini ne zaman oluşturmaktadır? ….. Her yıl Aralık ayı itibariyle
Satış uzmanı bütçesini nasıl oluşturmaktadır? ….. Sorumlu olduğu bayilerden aldığı öngörüleri değerlendirerek
Satış uzmanı bütçesini nerede oluşturmaktadır? … SAP üzerinde
Satış uzmanı bütçesini onaylanması için kime vermektedir? …. Bölüm müdürüne
Yukarıda bahsi geçen satış uzmanının bu detaylandırılmış görevi şöyle de yazılabilirdi : “Bireysel Yıllık Satış Bütçesinin oluşturulması”. Bu tanım da yanlış değildir ama eğer işe yeni başlayan bir kişi bu görev tanımının altındaki detaylar hakkında bir şekilde bilgilendirilmezse, neyi, ne zaman, nasıl, nerede, neden, kime yönelik yapacağı sadece sözlü aktarılırsa, uzun vadede bu kurumsal iş akışlarında karmaşıklıklara, yanlışlıklara neden olabilir. Özellikle çapraz bölümlerle yürütülen işlerde diğer bölümlerle olan iş bağlantılarının net kurulması işlerin düzgün yürümesi bakımından çok önemlidir.
Satız uzmanı örnek 2: Nakit akışına yansımaları nedeniyle tahsilat gecikme ve değişme tarihleri üzerine Mali İşler bölümünün acilen yazılı haberdar edilmesi
Ne haberdar edilecek? …… Geciken tahsilat ve değişme tarihi
Ne zaman haber veirlecek? …. acilen
Nasıl/nerede haberdar edilecek? ….. yazılı olarak
Kime haber verilecak? …… Mali İşler bölümüne
Neden haber verilece? …… nakit akışına yansıması nedeniyle
Görüldüğü gibi satış uzmanın Mali İşler bölümü ile olan alışverişi diğer bölümün işlerinin aksamaması amacıyla çok net kurulmuştur. Eğer buradaki zaman detayı “acilen” ibaresini kaldırırsak, bildirim süresi satış uzmanın keyfiyetine kalacaktır ve bu da diğer bölümü mağdur edebilecektir.
Kısacası bir insan kaynakları uzmanı görev tanımı yaparken pozisyondaki kişiye değil, iş akış sürecine odaklanmalı ve yapılan işi 5N 1K kuralı çerçevesinde incelemeli ve görev tanımlarını yazılı oluşturmalı ve en an yılda bir defa tanımları revize etmelidir.
İş analizi ve iş değerlendirmesi ise görev tanımından çok farklı bir incelemelerdir. Onlar da başka yazılarımın konusu olsun.
İlk, orta, lise öğrenimini T.E.D. Ankara Koleji’nde tamamladıktan sonra Ankara Siyasal Bilgiler Fakültesi Çalışma Ekonomisi ve Endüstri İlişkileri bölümünü bitirdi.
Arkadaşına Gönder
Rica ederim İpek hanım.. Paylaşımlarınız 3 önemli işlev görmekte; Ön bilgiye sahibi olmak,araştırma ve incelemeye sevk etme ve bilgiyi özümseme.. Sevgilerimle [...]
Gokhan Yılmaz May 13thSevgili Gökhan, Paylaşımların için teşekkür ederim. Hemen inceleyeceğim neler yazmışlar diye. [...]
İpek Aral Kişioğlu May 13thİçerik yönüyle besleyici ve öğretici harika bir kitabı daha bizlere tanıttığınız için size çok teşekkür ederiz İpek hanım. Hem paylaşımınıza hemde değerli okuyucularınıza katkısı olması açısından kitapla ilgili iki güzel özet yabancı kaynak paylaşmak isterim. 1 -Execution The Discipline Of Getting Things Done (Business Book Summaries) http://thenext.ca/files/read-execution.pdf 2- Execution The Discipline Of Getting Things Done http://www.altfeldinc.com/pdfs/execution.pdf [...]
Gökhan Yılmaz May 13thisterneniz size örnek bir özgeçmiş ve önyazı gönderebilirim, biraz rahatlayabilirsiniz. insan kaynakları eğtimi almış bir mühendis olarak biz de insan kaynakları personelleri için aynı şeyi düşünüyoruzdur emin olabilirsiniz. mesela ingilizcem için konuşma yeterliliğim ve okuma ve yazma yeterliğimden daha iyi olduğunu belirttim. neden diye sordular. türkçe konuşabildiği halde kaç kişinin birşeyler yazabilidiğine şahit oldunuz. teknik [...]
izzet May 13th1998 yılında İnsan Kaynakları sektörüne adım atan ve halen İnsan Kaynakları ve Stratejik Yönetim Danışmanlığı yapan İpek Aral Kişioğlu ile, deneyimlerinden yola çıkarak ik profesyonelleri ve yöneticilerin engelli çalışanlara yaklaşımları, engellilerin iş gücü piyasasından neden etkin olmadıkları gibi bir çok önemli konuda sohbet ettik. Engelli istihdamında suçlu aramak yerine, sorumluluk almanın, mücadele etmenin ve başarı için beklemeden, [...]
İpek Aral Kişioğlu 18 Aralık 2009sol: Türk tipi özgeçmiş - sağ: Amerikan tipi özgeçmiş Geçen günlerde üniversite öğrencileri bana, okullarına gelen bir İK Müdürü’nün “Bir sayfadan uzun özgeçmiş göndermeyin, detay yazmayın, okumaya vakdimiz yok,” dediğini söylediler. Nasıl yani? Bir İnsan Kaynakları profesyonelinin ana sorumluluklarından biri karşısına gelen her özgeçmişi, kaç sayfa olursa olsun okumaktır. Özgeçmiş adayın kendisini ifade ettiği pazarlama aracıdır ve o [...]
İpek Aral Kişioğlu 28 Mart 2011“Bazen dünyadaki en kötü işe sahip olduğumu düşünüyorum! … ‘Ya..doğru!’ Kaynağım İnsan’a Google üzerinden gelen ziyaretçilerden biri şöyle yazmış: görev tanımı nasıl yapılır? Bilemiyorum tekrar bloga gelir mi aynı ziyaretçi ama ben yine de sorusuna hemen kısaca cevap vereyim istedim. Görev tanımını yapacağınız pozisyonda çalışan kişi veya pozisyon yeni açılmış ise o pozisyonu açan yöneticiyi karşınıza alırsınız. [...]
İpek Aral Kişioğlu 15 Ekim 2009Mesleğiniz İnsan Kaynakları olunca, bir şirket dahilinde yer alan bütün bölümlerin neler yaptığını, nasıl tasarlanmış iş süreçleri ile verimliliklerini sağladıklarını takip eder, hatta verimlilik adına bölümlere öneriler geliştiriyor hale gelirsiniz. Kısacası eğer İnsan Kaynakları olarak üst yönetimin stratejik iş ortağı olmak istiyorsanız oturduğunuz oda ve mesleki bilginiz haricine de sıklıkla çıkmanız gerekir. İşte size Üretim [...]
İpek Aral Kişioğlu 19 Nisan 2010Bu bölüm İnsan Kaynakları Uygulamaları’na* dair bütün öğrenmek istediklerinizi sorabilmeniz için hazırlanmıştır. Sorunuzun cevaplandırılabilmesi için lütfen aşağıdaki adımları izleyiniz. 1. Soru sorabilmek için önce bloga kayıt olmanız gerekmektedir. 2. Kayıt işlemleri tamamlandıktan sonra lütfen sorunuzu yazınız. 3. Sorunuz onay aşamasını geçtikten sonra en kısa sürede cevaplanarak “Soru/Cevap” sayfasında yayınlanacaktır. 4. Eğer sorunuzun yayınlanmasını istemiyorsanız lütfen bunu gönderiminizde belirtiniz. Bugüne kadar [...]
İpek Aral Kişioğlu 12 Ekim 2009


Merhaba,
Görev tanımları kısa ve net olmalıdır. Bahsettiğiniz ne-ne zaman-nasıl-nerede-kim gibi soruların cevapları prosedürlerde detaylandırmalıdır. Görev tanımlarında sorumluluklara yer verilmelidir. Bu bağlamda verdiğiniz bilginin pek doğru olmadığını düşünüyorum. saygılarımla
Atifey hanım,
Eleştiriniz için teşekkür ederim.
Kitap bilgisinden ziyade uygulamadaki etkinlik görev tanımlarını şekillendirmelidir. Kalite yönetimi dahilindeki yönetmelikleri, talimatları, süreç akışlarını kim okuyor, kaç kişi biliyor, kaş kişi takip ediyor? Pratiği düşünün ideali değil. Kaliteciler dışında kimse.
Bir kişi işten ayrıldığında yerine gelen kişinin eline çok genel tanımları içeren görev tanımı veriliyor. Süreç bazlı görev tanımı olarak adlandırdığımız görev tanımları pratikte bütün çalışanların görmeyi tercih ettikleri formattır. Benim dönüştürdüğüm bütün görev tanımları ilgili bölüm, yönetici, çalışanlar tarafından ‘bu olmalı’ diye karşılandıysa İK’cıların ihtiyacı karşılaması gereğinden hareketle çıkartılan iş doğrudur.