Planlama, özellikle bir üretim şirketinin beyni diyebileceğimiz bölümdür. Planlamacı aynen bir gazeteci gibidir. Şirket içinde üretim ve satışla ilgili dönen “ne, ne zaman, nerede, nasıl, niçin ve kim” sorularına her gün, her saat, her dakika cevap verebilmek, cevap üretebilmek zorundadır.

Planlama bölümü şirket yapılanmalarına göre birbirinden oldukça farklılaşmakla birlikte idealinde altında a) satınalma b) üretim planlama c) paketleme d) ara mamül ve ana depolar e) sevkiyat fonksiyonlarını barındırır. Dolayısıyla bir patron/yöneticinin ilk başta kendi organizasyonel yapısındaki planlama süreçlerinin yukarıda saydığım fonksiyonlardan hangilerini kapsayıp, kapsamadığını tespit etmesi gerekir. Sonrasında ise klasik sorumuzu sorabilir;

Soru : Planlama süreçlerinin yürütümünde görev alacak Planlamacının nitelikleri neler olmalıdır ?

Teorik altyapıları hazır olması nedeniyle pratikte en ideal üretim planlamacılar endüstri mühendislerinden çıkar. Üretim planlaması, optimizasyon ve verimlilik  hesaplamalarını yapabilecek ve raporlayabilecek tecrübede bir aday bulabilirseniz sakın kaçırmayın derim. 

Planlama iş süreçleri çok geniş kapsamlı olduğu için bu sefer farklı bir yol izleyeceğim ve yukarıda yazmış olduğum planlamanın dahilindeki beş fonksiyon için okuyucuya sorular

soracağım. Eğer sorulara cevaplarınız “evet” ise görüştüğünüz kişilerde  sözkonusu tecrübeyi ve bilgiyi arayın.

a) Satınalma: Seçeceğiniz planlamacı üretim için gerekli hammadde, ara mamül ve fason seçiminde, alımında yetkili olacak mı, tedarikçi ilişkilerini yürütecek mi? Cevap “evet” ise hammadde, ara mamül ve fason ürünleri tanıması, tedarikçileri bilmesi gerekir. Elbet sektörden sektöre çok farklılık gösteren tedarikçi piyasalarında birebir tecrübe olmasa bile iş disiplinini bilmesi sizin işinizin gerekliliklerini çabuk öğrenebilmesini sağlayacaktır. Ayrıca dürüst bir kişilik yapısının altını çizmeyi unutmamak lazımdır.

b) Üretim planlama: Şirketinizde MRP veya ERP yazılımı kullanıyor musunuz? Cevabınız “evet” ise adayınızda mutlaka bu tecrübeyi arayın. Eğer cevabınız “hayır” ise, adayınızda ileri seviyede Excel bilgisi olmazsa olmaz kural olacaktır.

Üretim planlama, satıştan alınan siparişler çerçevesinde üretime girecek hammadde ve ara mamülleri planlarken, üretim için gerekli insan kaynağı ve zamanı da belirler. Karlılığınızı arttıracak en önemli unsurlardan biri de üretime giren kaynakların verimliliğidir. Peki, siz üretim verimliliğinizi ölçebiliyor musunuz? İşe alacağınız planlamacının üretim verimliliğinizi ölçebiliyor olması gerektiğini unutmayın.

Üretim planlama ağırlıkla bilgisayar başı bir iş olsa da, üretimin sağlıklı yürümesi ve verimlilik çalışmalarının yapılabilmesi için üretim kadrosu ile çok sıkı koordinasyon içinde olunmayı gerektirir. Bu nedenle yine mühendis-işçi ilişkilerinde hassasiyetle durulması büyük önem taşır.

c) Paketleme: Nihai ürün paketleme için insan gücüne ihtiyaç var mı? Cevabınız “evet” ise paketlemede standardizasyona dikkat edin. Yurtdışına satış söz konusu ise yabancı ülkelerin farklılaşabilen paketleme standartlarına göre işlem yapılması gerekebilir. Dolayısıyla kullanılacak insan kaynağı planlamasının iyi yapılması ve farklılaşan standartların iyi takip edilmesi gerekir.

d) Ara mamül ve ürün depolar: Depo alanlarınız var mı? Cevabınız “evet” ise aklınıza hemen “optimizasyon” kelimesi gelmeli. Belirli bir depo alanınız var, bu alanda ne kadar ara mamül ve ürün stoğu tutuyorsunuz? Alacağınız planlamacı eldeki kıt kaynağınız yani deponuzu maksimum kar elde edecek sekilde kullanmak zorundadır. Yani satış dalgalanmalarına göre hangi ara mamülden veya nihai üründen dönemsel olarak depolarınızda ne kadar tutulması gerektiğini hesaplayabilmelidir.

e) Sevkiyat: Sevkiyat, satış ile sıkı koordinasyon içinde olunması gereken bir fonksiyondur. Bu koordinasyon ise yurtiçi ve yurtdışı sevkiyatlar olarak iki kolda incelenebilir. Yurtdışı sevkiyatlarda zamanlama çok önemlidir. Deniz veya hava kargo dakikalara bağlı olması nedeniyle sıkı takip gerektirir. Yurtiçi sevkiyatta ise depo alanına alınacak kamyon veya diğer araçların iyi planlanması gerekir. Dolayısıyla bir planlamacı bir kamyonun, bir konteynerın, bir tırın ne kadar sürede dolduğunu hesaplayarak, fabrika alanı içine giriş-çıkış yapacak araç trafiğini ayarlayabiliyor olması gerekir. Depoda sevkiyat zamanlamalarına göre çalıştırılacak işgücünün planlanması da bir diğer unsurdur.

Görüldüğü gibi planlama bir şirket içinde varolan bütün bölümlerle yakın çalışma yürütür. Bunlardan bir diğeri de Mali İşler bölümüdür. Planlamacı şirketin nakit akışı ve güncel bütçesi çerçevesinde satınalmaları yapma konusunda büyük hassasiyet göstermelidir. Çünkü planlamacıların en sık yaptıkları hatalardan biri kasada olmayan parayı harcamaktır.

Planlama-satış bölümleri arasındaki kilit nokta ise siparişi açılan ürünler için üretim terminlerinin planlama tarafından satışa bildirilmesidir. Planlama, ürün teslim tarihini hazırladığı üretim programına bakarak önceden standarta oturtulmuş bir süre içinde satışa bildirebilmelidir. Örneğin satış bölümünün siparişi açmasını takip eden üç gün içerisinde planlama ürün teslim tarihini satışa bildirir. Olası gecikmelerden açılan şatış bölümü haberdar edilir. Bu zamanlamanın müşteriye verilen terminler açısından önemi büyüktür. Özellikle yurtdışı müşterilere yapılacak sevkiyatların programlarının sapması şirkete yüksek bedellere mal olabilir.

İdeal planlamacının kişilik özelliklerine gelecek olursak; sabırlı, sabırlı, sabırlı, sakin ve insan ilişkileri kuvvetli birini bulmaya çalışmalısınız. Ayrıca teknik bilgisini ölçmek için bir kısa bir bilgi testine de ihtiyaç duyabilirsiniz.

Bu yazım Geliştrend’de yayınlanmıştır.