Yıllar önce bünyesinde çalıştığım topluluk benden bir tarım kuruluşunun yeniden yapılandırılmasına yönelik çalışma yapmamı istemişti. Bu saha görevinin beni çok heyecanlandırdığını hatırlıyorum. Sahaya indiğimdeyse kendimi kapsamında laboratuvar, seralar ve tarım alanları olan, çapı büyük ve çok detaylı bir sürecin içinde bulmuştum.
Elbet sizlere yeniden yapılanma sürecini aktaracak değilim. Sadece süreç dahilindeki patates üretim prosesinin bir aşamasında sera müdürü ile aramda geçen diyaloğu yazımla paylaşmak istiyorum. Ama diyaloğu daha iyi anlayabilmek için önce patates bitkisi üretimi hakkında kısa bilgi vermem şart. Sanayilik veya sofralık patates bitkisi, laboratuvar ortamında patatesin kendisinden alınan minik parçalarla üretilir. Bu minik parçalara “meristem” denir. Laboratuvar teknikerleri bu meristemleri özel ortamlarda bitkileştirip bir boya getirdikten sonra onları daha doğal koşullarda büyümeleri için seralara aktarırlar. Bu aktarım esnasında mersitemler sigara paketi jelatini büyüklüğündeki minik torbacıklara toprakla birlikte yerleştirilir. İşte benim sera müdürümüz ile diyaloğumda bu minik torbacıklardaki, içinde bulunduğu torbacığa göre fazlaca büyümüş patetes bitkilerini serada gördüğümde başladı.
” Mehmet bey, sizce patates fidelerinin içine yerleştirildikleri poşetler biraz küçük değil mi? Bunlar torbalarına göre azmanlaşmış, belki daha büyük bir poşete aktarılsalar daha rahat büyüyecekler …”
Mehmet bey de hafif bir gülüş …
“Doğru bir gözlem ama yanlış sonuç”
“Neden?”
“Patates küçük torbada büyük torbaya konduğundan çok daha fazla büyüyor. Küçük torba içindeki kıt kaynağını tam kullanıyor ve zamanı geldiğinde tarlaya alınıyor. Eğer bu fideyi büyük torbaya koysaydık şu anki büyüklüğünün yarısına ancak gelirdi. Bol kaynağın varlığı patatesi tembelleştiriyor. Bu deneylerimiz ile sabitlenmiş bir sonuç.”
O günden sonra “patates kaynak kullanımı” kavramı benim iş hayatımda önemli bir anahtar olmuştur.
İnsanoğlu değil midir bol kaynak elindeyken onu israf etmekte, verimsiz kullanmakta şampiyon? Ne zaman ki imkanlar kısılır, o zaman yoktan var etmeye başlarız hayatta kalmak adına.
Veya şirketler değil midir ihtiyaçtan fazla insan kaynağını istihdam edip “gizli işsizlik” , “verimsizlik” ve “yüksek maliyet” kavramları ile tanışan? Ne zaman ki insan kaynakları fonksiyonları iyi işletilir, şirketler insan kaynağını etkin kullanmaya başlar.
“Ha bir patates, ha bir insan, ha bir şirket” diyesim geliyor … ama fazla tepki alırım diye vazgeçiyorum …
Planlama, özellikle bir üretim şirketinin beyni diyebileceğimiz bölümdür. Planlamacı aynen bir gazeteci gibidir. Şirket içinde üretim ve satışla ilgili dönen “ne, ne zaman, nerede, nasıl, niçin ve kim” sorularına her gün, her saat, her dakika cevap verebilmek, cevap üretebilmek zorundadır.
Planlama bölümü şirket yapılanmalarına göre birbirinden oldukça farklılaşmakla birlikte idealinde altında a) satınalma b) üretim planlama c) paketleme d) ara mamül ve ana depolar e) sevkiyat fonksiyonlarını barındırır. Dolayısıyla bir patron/yöneticinin ilk başta kendi organizasyonel yapısındaki planlama süreçlerinin yukarıda saydığım fonksiyonlardan hangilerini kapsayıp, kapsamadığını tespit etmesi gerekir. Sonrasında ise klasik sorumuzu sorabilir;
Teorik altyapıları hazır olması nedeniyle pratikte en ideal üretim planlamacılar endüstri mühendislerinden çıkar. Üretim planlaması, optimizasyon ve verimlilik hesaplamalarını yapabilecek ve raporlayabilecek tecrübede bir aday bulabilirseniz sakın kaçırmayın derim.
Planlama iş süreçleri çok geniş kapsamlı olduğu için bu sefer farklı bir yol izleyeceğim ve yukarıda yazmış olduğum planlamanın dahilindeki beş fonksiyon için okuyucuya sorular
soracağım. Eğer sorulara cevaplarınız “evet” ise görüştüğünüz kişilerde sözkonusu tecrübeyi ve bilgiyi arayın.
a) Satınalma: Seçeceğiniz planlamacı üretim için gerekli hammadde, ara mamül ve fason seçiminde, alımında yetkili olacak mı, tedarikçi ilişkilerini yürütecek mi? Cevap “evet” ise hammadde, ara mamül ve fason ürünleri tanıması, tedarikçileri bilmesi gerekir. Elbet sektörden sektöre çok farklılık gösteren tedarikçi piyasalarında birebir tecrübe olmasa bile iş disiplinini bilmesi sizin işinizin gerekliliklerini çabuk öğrenebilmesini sağlayacaktır. Ayrıca dürüst bir kişilik yapısının altını çizmeyi unutmamak lazımdır.
b) Üretim planlama: Şirketinizde MRP veya ERP yazılımı kullanıyor musunuz? Cevabınız “evet” ise adayınızda mutlaka bu tecrübeyi arayın. Eğer cevabınız “hayır” ise, adayınızda ileri seviyede Excel bilgisi olmazsa olmaz kural olacaktır.
Üretim planlama, satıştan alınan siparişler çerçevesinde üretime girecek hammadde ve ara mamülleri planlarken, üretim için gerekli insan kaynağı ve zamanı da belirler. Karlılığınızı arttıracak en önemli unsurlardan biri de üretime giren kaynakların verimliliğidir. Peki, siz üretim verimliliğinizi ölçebiliyor musunuz? İşe alacağınız planlamacının üretim verimliliğinizi ölçebiliyor olması gerektiğini unutmayın.
Üretim planlama ağırlıkla bilgisayar başı bir iş olsa da, üretimin sağlıklı yürümesi ve verimlilik çalışmalarının yapılabilmesi için üretim kadrosu ile çok sıkı koordinasyon içinde olunmayı gerektirir. Bu nedenle yine mühendis-işçi ilişkilerindehassasiyetle durulması büyük önem taşır.
c) Paketleme: Nihai ürün paketleme için insan gücüne ihtiyaç var mı? Cevabınız “evet” ise paketlemede standardizasyona dikkat edin. Yurtdışına satış söz konusu ise yabancı ülkelerin farklılaşabilen paketleme standartlarına göre işlem yapılması gerekebilir. Dolayısıyla kullanılacak insan kaynağı planlamasının iyi yapılması ve farklılaşan standartların iyi takip edilmesi gerekir.
d) Ara mamül ve ürün depolar: Depo alanlarınız var mı? Cevabınız “evet” ise aklınıza hemen “optimizasyon” kelimesi gelmeli. Belirli bir depo alanınız var, bu alanda ne kadar ara mamül ve ürün stoğu tutuyorsunuz? Alacağınız planlamacı eldeki kıt kaynağınız yani deponuzu maksimum kar elde edecek sekilde kullanmak zorundadır. Yani satış dalgalanmalarına göre hangi ara mamülden veya nihai üründen dönemsel olarak depolarınızda ne kadar tutulması gerektiğini hesaplayabilmelidir.
e) Sevkiyat: Sevkiyat, satış ile sıkı koordinasyon içinde olunması gereken bir fonksiyondur. Bu koordinasyon ise yurtiçi ve yurtdışı sevkiyatlar olarak iki kolda incelenebilir. Yurtdışı sevkiyatlarda zamanlama çok önemlidir. Deniz veya hava kargo dakikalara bağlı olması nedeniyle sıkı takip gerektirir. Yurtiçi sevkiyatta ise depo alanına alınacak kamyon veya diğer araçların iyi planlanması gerekir. Dolayısıyla bir planlamacı bir kamyonun, bir konteynerın, bir tırın ne kadar sürede dolduğunu hesaplayarak, fabrika alanı içine giriş-çıkış yapacak araç trafiğini ayarlayabiliyor olması gerekir. Depoda sevkiyat zamanlamalarına göre çalıştırılacak işgücünün planlanması da bir diğer unsurdur.
Görüldüğü gibi planlama bir şirket içinde varolan bütün bölümlerle yakın çalışma yürütür. Bunlardan bir diğeri de Mali İşler bölümüdür. Planlamacı şirketin nakit akışı ve güncel bütçesi çerçevesinde satınalmaları yapma konusunda büyük hassasiyet göstermelidir. Çünkü planlamacıların en sık yaptıkları hatalardan biri kasada olmayan parayı harcamaktır.
Planlama-satış bölümleri arasındaki kilit nokta ise siparişi açılan ürünler için üretim terminlerinin planlama tarafından satışa bildirilmesidir. Planlama, ürün teslim tarihini hazırladığı üretim programına bakarak önceden standarta oturtulmuş bir süre içinde satışa bildirebilmelidir. Örneğin satış bölümünün siparişi açmasını takip eden üç gün içerisinde planlama ürün teslim tarihini satışa bildirir. Olası gecikmelerden açılan şatış bölümü haberdar edilir. Bu zamanlamanın müşteriye verilen terminler açısından önemi büyüktür. Özellikle yurtdışı müşterilere yapılacak sevkiyatların programlarının sapması şirkete yüksek bedellere mal olabilir.
İdeal planlamacının kişilik özelliklerine gelecek olursak; sabırlı, sabırlı, sabırlı, sakin ve insan ilişkileri kuvvetli birini bulmaya çalışmalısınız. Ayrıca teknik bilgisini ölçmek için bir kısa bir bilgi testinede ihtiyaç duyabilirsiniz.
Uzun yıllar çalıştığım üretim sektöründe insan kaynağı bakımından en çok sıkıntısını çektiğim pozisyonlardan birisi de “üretim-proses mühendisi”dir. İnsan elbet şaşırıyor; bu kadar mühendisin yetiştiği bir memlekette neden yaşanıyor bu sıkıntı? Bu sorunun cevabını almak istiyorsanız lütfen okumaya devam edin.
Soru : Üretim süreçlerinin yürütümde görev alacak Üretim/Proses Mühendisinin nitelikleri neler olmadır?
Yabancı dil bilgisi : Üretiminizi ister sadece yurtiçi, isterse hem yurtiçi, yurtdışı pazarlarda satın her zamanki gibi aradığınız kişinin mutlaka teknik İngilizceye hakim olması gereklidir. Üretim teknololerine ait yöntem bilgisinin (know how) tabiki ve büyük ihtimalle ithal makinalarınızın kurulum, kullanım, bakım, tamir aşamalarında yabancı dil bir zorunluluk halindedir. Ancak eğer siz ihracat yapıyorsanız ve zaman zaman yurtdışından müşteri ve sertifikasyon uzmanlarını ağırlıyorsanız üretim/proses mühendisininizin ayrıca İngilizceyi konuşabilir olması gerekecektir. İşte bu aşamada, yani okur,yazar, konuşur İngilizce bilen üretim/proses mühendisi arayışınız sizi bayağı zorlayacak. Bugüne kadar yaptığım yüzlerce mühendis görüşmesinde ülkemizin en güzide üniversitlerinden mezun gençlerin bile konuşma aşamasına geldiğinde çok zorlandıklarını gördüm. “Çok heyecanlandım da, konuşamıyorum” şeklindeki özürleri ise beni hem üzer, ardından da çoğunlukla kızdırır. Çünkü mülakatın ilerleyen dakikalarında beyan ettikleri maaş beklentileri sanki karşınızda bulunmaz bir hint kumaşı oturuyor seviyesindedir. İçinizden “kel başa şimşir tarak” demekten kendini alamazsınız.
Mühendis – işçi ilişkileri : İşçilerle birlikte çalışmak hem zevkli, hem de zordur. Üretim sürecinin asıl sahipleri onlardır. Yılların verdiği tecrübeleri ile üretim bandında mühendislerin görmeğini görür, duyar, bilmediğini de bilirler ama bunu paylaşıp paylaşmamaları amirleri konumundaki mühendislerin onlara karşı olan tutum ve davranışlarına bağlıdır. İşte bu aşamada devreye üretim/proses mühendislerinin kişilik özellikleri devreye girer. Genellikle mühendisler işçileri eğitimsiz, cahil görürler ve tepeden bakarak yaklaşırlar. Üretim alanında işçilerle çalışmaktan ziyade, masa başında vakit geçirmeyi tercih ederler. Bu da işçinin mühendisten uzaklaşmasına, içine kapanmasına neden olur. Bu kapanma üretime verimsizlik olarak hemen yansır. Kendimi üretim bölümünün işleyişi konusunda tecrübelenmemde şanslı saydığım bir Üretim Müdürü ile çalışmıştım. Kendisi Almanya eğitimli bir makina mühendisiydi. Hem bilgili, tecrübeli ve hem de işçinin bir numarasıydı. Neden mi? İşçi ile yediği içtiği ayrı gitmezdi. Onlara saygı duyardı, ellerini hiçbir zaman kirletmekten kaçınmazdı, hatta onun ellerini neredeyse hiç temiz görmedim. Mesai saati mevhumu yoktu, üretime, fabrikasına, işçilerine aşıktı. “Müdürümüz nerede?” diye sorduğunuzda, muhtemelen onu bir makinanın altında, işçileri de etrafına toplamış bozukluğun nedenini anlatırken ve aksaklığı onarırken görürdünüz. İşçiler onun bir dediğini ikiletmezlerdi. Sürekli yeni fikirlerle gelirler, çoğunlukla redolunsalar da bezmezlerdi. İşçi onu çok sever, sayar ve inanırdı. İşçinin verimli olması için amirini sevmesi şarttır, bunu hiç unutmayın. Ama gelin görün ki, bu tipte bir Üretim/proses mühendisi bulmak kanımca samanlıkta iğne aramaktır. Siz siz olun baştan çalıştıracağınız mühendisi sahaya (üretim hattına) sokun, eğer bir masaya oturmaya başlarsa, bir daha kaldıramayabilirsiniz.
Vardiya :Üretim/proses mühendislerinde yaşanan bir diğer problem ise vardiyadır. Üretiminiz 7×24, yani üç vardiya çalışıyorsa, gece vardiyasına kalacak mühendis bulmakta çok zorlanacaksınız. Bulduğunuz ise en kısa sürede kendisini gündüze aldırmak için sizinle pazarlığa başlayacaktır. Bu nedenle en iyi çözüm işçilelerin arasından parlak olanı tespit edip, onu yetiştirip, Ustabaşı yapmak ve gece vardiyasına bırakmaktır.
Bilgi testi : Üretim/proses mühendislerinizin spesifik bazı bilgilere sahip olması beklentiniz var ise, bunu onlara “biliyor musun?” diye sorarak öğrenmeye çalışmayın. İstediğiniz bilgiler bilinmese bile bu tarzdaki sorunuza cevap büyük ihtimalle “evet” olacaktır. Bunun yerine 2-3 soruluk, cevaplandırması 15-20 dakikayı geçmeyecek bir imtihan/test hazırlayın. Cevaplarda %100 doğruluk sağlamak elbet mutluluk vericidir ama esnek olun. Kimse okulda gördüğü formülleri bir ömür aklında tutmuyor. Hatta cevapları rahatça çıkartabileceği kaynakça kitapları bile adaya verebilirsiniz. Burada amaç sizin istediğiniz bilgilere temelde sahip olup olmadığıdır. Zaten sorular üzerine konuşurken siz adayınızın ne bilip, ne bilmediğini çok rahat anlayabilirsiniz.
