İsmi bile insanın bir kaşının kalkmasına, bazı olumsuz düşüncelere yönelmesine neden oluyor.
Peki bir firma neden ‘gizli’ ilan vermek yoluna gider? Gizli ilan vermenin sadece nedenlerini yazmak aslında içinde sonuçlarını da barındıran ilişkiyi hemen ortaya çıkartacaktır.
1. Firma muhtemelen halen dolu olan bir pozisyon için alternatifler yaratmaya çalışmaktadır.
Söz konusu pozisyonu dolduran kişiden memnuniyetsizlik veya o kişinin terfi ettirilecek olmasından dolayı oluşacak boşluk için arayış vardır. Sonuçta şirketin geleceği ile planlanan gelişimden şirket çalışanlarının haberdar olması istenmemektedir.
Böyle durumlar öncelikle orta ve üst kademe yöneticilerin hareketliliğinde çok yaşanır. Ancak özellikle üst seviyede pozisyonlar için bir şirketin ilan yolu ile arama yapmak yerine, süreci bir danışman firmaya paslaması daha yerindedir. Evet, bu bir maliyet getirir firmaya ancak elde edilecek sonuçlar şirketin kendi kendine aramasına kıyasla çok daha verimli olacaktır. Danışmanların arayışta olan firmanın tek başına ulaşamayacağı zenginlikte bir insan kaynağı portföyü vardır.
2. İlanı veren küçük bir firmadır.
Firma muhtemelen önceki verdiği ilan tecrübelerine dayanarak ismini gizleyi tercih etmiştir çünkü adaylar bu küçük firmada çalışmak için çok da hevesli değildir, arayışta olunan pozisyonlar için yeterli özgeçmiş toplanamıştır. İş arayanların psikolojisi bu aşamada incelemeye değerdir. İş arayanlar ismini vermiş küçük bir firmaya başvurmamakta ama “sektörünün öncüsü”, “sektörünün lideri” gibi tanımsız ibarelere rahatça itibar edebilmektedirler.
Diğer taraftan eğer firmalar sadece özgeçmiş toplayabilmek için aslında sahip olmadıkları “öncü, lider” gibi sıfatları kullanıyorlarsa, bu ilanlar da ciddi boyutta adayı yanıltma, yanlış yönlendirme çabasından da sözedilebilir.
3. Firma sektörel rakiplerinin işgücü arayışından haberdar olmasını istemez.
Bazı sektörlerde belirli nitelikteki insan kaynağı kıttır. Sonuç olarak firmalar bu kıt kaynağa ulaşabilmek için ciddi rekabet içine girerler. Rekabet kimi zaman firmaları birbirinden çalışan transferine kadar götürür. Ancak ben yine belirttiğim nitelikteki insan kaynağı arayışında oursourcinge ( dış kaynak kullanımı) başvurulmasını tercih ederim. İK Danışmanlık hizmeti gereksiz gerginlikler yaşamanın önüne geçmekteki en kesin ve sağlıklı yoldur.
4. Firmanın iş ilanındaki amaçları olumsuz niteliktedir. İlan negatif amaç için bir kılıf olarak kullanılmaktadır. DİKKAT !
Bu durum maalesef yaşanabilmektedir. Geçen günlerde Frienfeed’de bu konu üzerine Eren Kumcuoğlu’nun açtığı tartışmada yorumculardan biri “bir arkadaşının gittiği gizli ilan görüşmesinde eskortluk teklifi aldığını” yazmıştı. Bu örnek negatif amacı net şekilde özetliyor diye düşünüyorum.
5. Firmada iş ilanını veren kişi insan kaynakları üzerine ehil değildir.
İş ilanını veren kişinin insan kaynakları bilgi ve tecrübesi fazla değildir, bu konuda firmasını doğru yönlendirememiştir.Veya ilanı veren kişi insan kaynakları uygulamaları ile fazla da bilgisi olmayan patron, üst yönetici, muhasebeci veya personelcidir.
Özellikle “giriş” seviyede ve sekreterya, ofis elemanlığı gibi memuriyet ağırlıklı pozisyonlar için verilen gizli ilanlara adayların başvurmadan önce üç, dört defa düşünmelerini tavsiye ederim.
6. İK Etiğine aykırı şekilde kendi çalışanlarının sadakatini denemek mamaçlı gizli ilan verenler maalesef olabilmektedir.
İnsan kaynakları süreçleri öncelikli şirket için ilişkilerde “güven” temeline üzerine kurulur. Ancak kimi İK bölümleri veya üst yöneticiler sadece kendi çalışanlarının sadakatlarını denemek amaçlı bu tip gizli ilanlar verebilmektedirler. Ancak böyle bir uygulama insan kaynakları etiğine aykırıdır. İnsan kaynakları bölümleri kendi varoluş nedenleri ile çelişmiş olurlar. İk bölümlerinin amacı insan kazanmaktır, çalışan atmak üzere fikirler üretmek değildir.
Üniversite yıllarında çalışmak veya çalışmamak bir tercih meselesidir. Sözün özü ile çalışmayı tercih eden bir genç her ne koşul olursa olsun kendisine yapacak iş bulur. Tercih etmeyen de serbest vaktini gönlünce değerlendirebilir. Bu iki seçim için kimsenin hiçbir şey demeye hakkı yoktur. Ama bir de “ben çalışmak istiyorum ama yapacak iş bulamıyorum” diyen ve sayısı oldukça kabarık bir kitle vardır ki, bu grup ileride iş hayatında da aynı hayat politikasına devam ederler: “Ben yapmak istemiştim ama imkan verilmedi, ben etmek istemiştim ama yol gösteren olmadı”. Bu yazı üniversite yıllarında çalışmak isteyip de “kendisine uygun” işi bir türlü bulamayan gençler için yazıldı. Lütfen çok dikkatli okuyun.
Üniversite yıllarında çalışan gençlere örnek olarak kendimi rahatlıkla verebiliyorum. Ailemin maddi durumunun fazlasıyla iyi olmasına rağmen okul yıllarımı uzatmak pahasına burnumu sokmadığım iş, çalmadığım kapı kalmamıştır neredeyse. Sigorta satmaktan çevirmenliğe, hosteslikten dergi yazarlığına, halkla ilişkiler elemanlığından anketörlüğe, hamburgercilikten garsonluğa bir üniversitelinin yapabilme imkanı olan her işe girdim, çalıştım. Bireysel gelişimimde büyük faydasını gördüğüm bu deneyimlerim sırasında yaşadıklarımı üç gruba ayırarak değerlendirmek ve sizlerle paylaşmak istiyorum. Bu değerlendirmelerimi okurken eminim size de kafanızdan geçen birçok soruya ve sorgulamaya cevap bulacaksınız. Belki kendinizi de bir parça yargılayacak, eleştireceksiniz.
Birinci değerlendirmem çalışma girişimlerim esnasında ailemden, arkadaşlarımdan, çevremden aldığım tepkiler üzerine olacak:
a. Aileden tepkiler: “Maddi durum olarak hiçbir ihtiyacın yokken nereden çıktı bu çalışmak? Derslerin ne olacak?” Eğer ailenizin maddi durumu iyi ise yukarıda yazılı cümleler çalışmak isteyen bir gencin ebeveynlerinden en sık duyabilecekleri tepkilerdir. Bunun ötesinde çalışılmak istenen işin aileyi “utandırabilecek” nitelikte görüldüğü de olur. Mesela garsonluk. “Neee, benim kızım başkalarının tabaklarını mı taşıyacak? Yahu sen evde tabak taşımıyorsun, çok istiyorsan evdekileri taşı, ben sana üstüne para vereyim”. Olay bu noktaya vardığında gencin yapması gereken, gerçek istenilenin “garsonluk” değil, “çalışmak” edimi olduğu konusunda ailesini ikna etmesidir. Dersler ile çalışmanın eş zamanlı yürüyebileceği üzerine aileyi ikna etmek aslında kolaydır. Önce siz çalışmak konusunda kendinizi ikna edebildiniz mi, onu çok iyi sorgulayın.
b. Arkadaşlardan tepkiler: Arkadaşlardan gelen tepkileri üçe ayırabiliriz:
“Aaaa, harika, çok sevindim, keşke ben de çalışabilsem.” Son derece motive edici, destekleyici bir tepkidir ama bu tepkiyi vereni umulanın tersine azdır. En yakın arkadaşlar bile bu çalışma girişiminin gerisinde olumsuzluk ararlar. Bu aslen bizim milletimizin bir hastalığıdır; her şeyde olumsuzluk aramak. Hele ki çalışacağınız iş beğenilmez ise, mesela bir hamburgecide çalışacaksanız, bir perakendecide kasiyerlik yapacaksanız “hiç” olumlu tepki beklemeyin. Olumlu tepki veren arkadaşınız olursa da o kişiyi bir ömür kaybetmeyin.
“Hmm, neden ki? İhtiyacın mı var?” İkinci tepki merhamet içerir. Çalışmayı, üretmeyi insani bir dürtü olarak içlerinde yaşamayan, tüketici niteliğindeki arkadaşlarınız size yoğun bir acıma hissi duyacaklardır. Hiç umursamayın, gülün geçin.
“Iğğ, garsonluk mu?” Bu son tepkiyi veren kişileri hele arkadaş sıfatına hiç layık görmeyin derim. Bu kişiler bir ömür kendilerini taşıyacak ebeveyn, arkadaş, eş, dost, müdür peşinde olan, etiket meraklısı tiplerdir. Emeğe saygısı olmayanın ne kendisine, ne de başka bir şeye saygısı yoktur.
c. Çevreden tepkiler: Çevreden gelen tepkileri de üçe ayırabiliriz:
“Xyz’nin kızı hem okuyup, hem çalışıyormuş, aferin ona.” Örnek ebeveyn sıfatına sahip anne babaların veya büyüklerin vereceği tepkidir. Elbet içlerinde birçok kaygı vardır çalışma süreci adına ama çocuklarının çalışma girişimi ister olumlu, ister olumsuz sonuçlansın, her zaman çocuklarının arkasında duracaklarının mesajını verirler bu şekilde ve ülkemizde maalesef pek azı bu tepkiyi verir.
“Xyz’nin oğlu garsonluk yapıyormuş, durumları mı kötü acaba?” Arkadaşlarınızdan alabileceğiniz ikinci tepki frekansındaki bu söylem yine bol miktarda merhamet, hatta acıma içerir. Siz önemsemeyin bu tepkileri ama unutmayın sizin için önemli olmasa bile aileniz kendileri için böyle sözlerinden sarfedilebilecek olmasından kaygılanabilirler. Onları ikna etmek yine size, kendinize olan güveninize, çalışma kararlılığınıza bağlıdır.
“Xyz’nin kızı tezgahtarlık yapıyormuş, ayıp valla, böyle bir aile … tıh tıh tıh” Bu tepkiyi veren çevrenizdeki insanlar ile ilişkinizi keserseniz siz bir şey kaybetmiş olmazsınız. Hatta hayat adına iyi de bir temizlik yapmış, yeni ve nitelikli insanlara bünyenizde hem zihinsel, hem de ruhsal yer açmış olursunuz.
İkinci değerlendirmem çalışak isteyip de kendisine “uygun” iş bulamayanların bahanelerini içerecek ve onların aslında gerkeçten çalışmak istemedikleri konusunda onları bir parça düşündürecek;
Bahane 1: “Hiçbir işin saati bana uymuyor!” Artık iş piyasasında, özellikle perakendecilik ve hizmet sektörlerinde üniversiteli gençlere yönelik birçok yarı zamanlı (part-time) iş mevcut. Kısacası bu bahaneniz baştan sona yersiz. Burada sorgulamanız gereken aslında tümüyle kendinizsiniz. Siz neden çalışmak istiyorsunuz? Yaptığınız ilgi çekmek amaçlı bir şımarıklık mı, yoksa gerçekten emek mi harcamak istiyorsunuz bir konuda, bir yolda? Eğer gerçekten emek vermekse neden Migros’da part time kasiyerlik veya tezgahtarlık yapmaktan, bir konfeksiyon mağazasında tezgahtarlık, bir pizzacıda garsonluk, fuarlarda veya promosyon faaliyetlerinde stand başında durmaktan imtina ediyor, bu işleri beğenmiyorsunuz? Yoksa sizin kaygınız başka mı? Lütfen alt bahaneyi okuyun.
Bahane 2: “Arkadaşlarım beni küçümser, rezil olurum.” İşte aslında iş piyasasında pek çok iş imkanı varken, çalışmak isteyip de binbir bahane üreterek çalışmayan gencin ana kaygısı : Arkadaşları karşısında küçük duruma düşmek, rezil olmak. Eğer böyle bir kaygı taşıyorsanız içinizde, sizin ciddi anlamda üstesinden gelmeniz gereken kompleksleriniz var demektir. Sınırsız şekilde Amerikan hayat tarzına özenen bir üniversite gençliğimiz var. Gençlik dizilerinde pizzacıda çalışan genç yakışıklı aktörü ve aktrisi gördüklerinde “keşke biz de böyle olabilsek, çalışabilsek” derler ama ben şimdi “gel o zaman benim pizzacımda garsonluk yap” desem, ölsem getirtemem o gençleri dükkanıma. O gençleri Burger King’de part time çalıştıramam, Pizza Hut’da servise sokamam. Neden, çünkü işi küçümserler, işi küçümsedileri için rezil olacaklarını düşünürler. O zaman bu zincirleme reaksiyondan kendilerine bu dükkanlarda servis yapan insanları genel olarak küçümsemektedirler sonucunu çıkartabiliriz ki, bu da ciddi bir “saygısızlık, kibirlilik” problemidir ve kişi adına hiç de parlak bir durum değildir.
Şimdi çok klişe ama gerçek birkaç cümle yazacağım : Amerika Birleşik Devletleri neden Amerika Birleşik Devletleri ? Çünkü onlar bu işleri küçümsemiyor, çünkü onlar emeğe bize kıyasla çok daha fazla değer veriyor. Onlar üniversite yıllarında gidip dünyanın en iyi şirketinin en iyi bölümünde çalışamayacaklarını, oralarda çalışabilmek için çok daha farklı şeylerin gerekli olduğunu biliyorlar. Ama boş da oturmak istemiyorlar, üretkenliği tercih edip, bir de cep harçlıklarını çıkartıyorlar. Hayat hep tercihlerden ibaret. Siz peki neyi tercih ediyorsunuz? “Sözde” rezil olmamayı mı?
Bahane 3: “Benim okuduğum konuya hiçbir faydası yok!” Bu iş hayatına yeterince geniş açıdan bakmayan gençlerin ürettikleri en tipik bahanedir. Kasiyer olmanın, tezgahtarlık veya garsonluk yapmanın bana ne faydası olur ki? Oysa ki bilmiyorsunuz ki, ileride yapacağınız iş de özünde bunlardan farklı olmayacak aslında. Ya birinin para işlerini yürüteceksiniz ya birine birşeyleri satmaya, pazarlamaya çalışacaksınız ya da birileri için bir şeyler üreteceksiniz. Üniversite yıllarındaki çalışmalarınızla, gerçek hayattakilerin iş disiplini bakımından farklı olduğunu hiç sanmayın. Zaten üniversite öğrencisi halinizle gidip çok büyük şirketlerin çok önemli pozisyonlarında çalışmayı hayal ediyorsanız, ayaklarınızı yere basmanızı şiddetle öneririm.
Bahane 4: “Parası yeterli değil.” Günümüz dünyasında alem-i cihan olsanız “üniversite öğrencisi” sıfatı ile ne kazanmayı hayal edebilirsiniz ki? Dilerim hayalleriniz gerçekleşir ama gerçek hayatta kazanacağınız miktar iki sıfırlı rakamları geçmez. Üniversite yıllarında çalışmanın amacı elbet üç beş kuruş kazanmaktır ama asıl amaç hiçbir zaman maddi olmamalıdır. Keza gerçek hayata atıldığınızda da ana amacınız para olmamalıdır. Yapacağınız iş, öğrenecekleriniz, başarılarınız sizin ana dinamonuzdur, para değil. İyi çalışır, hedefleriniz tutturursanız zaten maddi açılım eninde sonunda gelir.
Üçüncü değerlendirmemde ise üniversite yıllarındaki tecrübelerimin bana kazandırdıklarını birkaç kelime ile toparlamaya çalışacağım;
Üniversite yıllarındaki işlerim kendime olan güvenimi açıkça sınadığım ve başkaları tarafından acımazsızca sınandığım ilk hayat tecrübelerim olmuştur. Kendimin farklı boyutlarını, yeteneklerimi ve eksiklerimi görmemi sağlamıştır.
Sorumluluk altına girmek, belirli bir performansı tutturmak gibi zorlayıcı unsurlarla iş boyutunda ilk karşılaşmamdır.
Uluslararası şirket, aile şirketi kavramları arasındaki büyük farklılıkları, kurum kültürünün ne olduğunu yaşayarak öğrenmemi sağlamıştır.
İş arkadaşlıklarının okul ortamındaki arkadaşlıklardan çok farklı olduğunu yaşayarak erkenden görmemi, anlamamı sağlamıştır.
Hayatta neyi yapmak istediğimi değil de neyi istemediğimi anlamamı çok net görmemi sağlamıştır.
Tümüyle kendime ait parayı kazanmanın keyfini bana yaşatmıştır.
Üniversite eğitiminin ne kadar önemli olduğunu kavramamı sağlamış, üniversite eğitimine yönelik eski yargılayıcı gözlüğümü çıkartıp, bende kalan yıllarımdan maksimum faydayı çıkarma bilincini yaratmıştır.
Farklı insan karakterleri, farklı kültür, sosyal yapı ve yaş gruplarından gelen insanları yakından tanıma fırsatını bana vermiştir. Aklın yaşta değil, başta olduğunu ciddi anlamda anlamamı sağlamıştır.
Bir kurumda çok nitelikli insanların yanında çok vasatların da olabileceğini ve bu gerçekle birlikte yaşamayı öğrenmem gerektiğini göstermiştir.
İş hayatında kesinlikle olmaması gereken kaba davranış, taciz, özetle mobbing ile tanışmamı ve yaşadıklarımı sorgulayarak hızlı şekilde benzer durumlara karşı bilinçlenmemi sağlamıştır.
Başarılı profesyonellerin sözlerinden, gözlerinden, bedenlerinden taşan coşkuları, iş disiplinleri, saygınlıkları, iyimserlikleri ve güleryüzlülükleri gibi ortak özelliklerini yakından yaşamamı sağlamıştır.
Cümlelerimin sonuna gelirken yukarıda yazılanları okuyan gençlerin şimdi kendilerine sadece bir soruyu sormalarını ve cevabını hemen değil de, bir iki gün iyice düşünerek vermelerini istiyorum:
Mülakat öncesi ve mülakat süresince işvereninin sorumlulukları kadar kapsamlı olmasa da elbet mülakat sonrasında da işverenin adaylara yönelik sorumlulukları bulunmaktadır.
a. Mülakat sonucunun geri bildirimi. Genelde işverenlerin fazla üstünde durmadıkları mülakat sonuçlarının geri bildirimi adaylar için tam tersi nitelik taşımaktadır. Aday mülakata gelebilmek için bir emek sarfetmiş, mülakat süresince kendisini ifade etmeye çalışmıştır. Bu katılımcılığın karşılığı olarak işveren de mülakat sonucunu ister mülakatın sonunda, isterse mülakattan bir süre sonra adaya iletmek sorumluluğuna sahiptir. Mülakat sonucunun bildirimi için onlarca adayın teker teker aranması için yeterli işgücü ve zamanınız yoksa size “mülakat süresince işverenin sorumlulukları” yazımda aktardığım uygulama önerisini getirebilirim: Mülakatlarınızın sonunda adayınızı “Bir sonraki aşamaya geçecek olumlu adaylarımızı çarşamba gününe kadar tespit edeceğiz ve çarşamba günü mesai saati bitimine kadar sadece olumlu adaylarımız ile bağlantı kuracağız. Bizden bir telefon almazsanız başka adaylar üzerinde yoğunlaştığımızı anlayabilirsiniz” sözleri ile uğurlayabilirsiniz. Bu şekilde adaylarda sizden sadece çarşamba günü boyunca telefon beklemiş olurlar.
b. Internet başvurularına geri bildirim. Bir diğer geri bildirim ise internet aracılığı ile yapılan onlarca başvuruya dönüktür. İlanlarınızı verdiğiniz web sitesinin sizin için sunduğu hazır şablonları veya kendi hazırladığınız metinleri kullanarak adaylarınıza özgeçmişlerinin incelendiğini, niteliklerine uygun bir pozisyonun açılması sonrasında bağlantıya geçilebileceğini mutlaka bildiriniz.
c. Mülakatı olumsuz sonuçlanan adayların “neden?” sorusunu yanıtlamak. Adaylar ile olumsuz sonuç bildirmek için telefon yolu ile bağlantı kurduğunuzda sizden neden reddedildiklerini öğrenmek isteyebilirler. Birçok aday için bu hayati önem taşıyan bir bilgi olabilir. Hangi konuda eksik olduklarını, hangi konularda kendilerini geliştirmeleri gerektiğini öğrenmeleri için bu bir fırsattır. Onlardan bu fırsatı esirgemeyin. Örneğin reddedilme nedenini soran adaya işe alınan kişinin o adayda olmayan bir özelliği nedeniyle tercih edildiği söylenebilir. Mesela 2. yabancı dil bilgisi veya ekstra teknik bir bilgiye sahip olması gibi. O zaman aday “aaa, bunlar bende yoktu” diyerek bir parça avunabilir ve hatta kendisini geliştirme yoluna gidebilir. Bu aşamada bir diğer hassas nokta olumsuz sonuç bildirimi telefonunu açanın mülakatı yapan kişi olmasıdır. Çünkü insanlara kötü, üzücü şeyler söylemek kolay değildir, böylesine hassas bir konuşmayı da ancak aday ile alışverişe girmiş olan mülakatı yapan kişi yapabilir.
Mülakat işe girmeye aday kişi ile işverenin arasındaki bir alışveriş sürecidir. Her alışverişte olduğu gibi her iki tarafın birbirine karşı sorumlulukları vardır. Genelde bütün makaleler işe girecek adaya “Mülakat sırasında kendine güven, minik ve jestlerine dikkat et, kullandığın kelimeleri iyi seç, olası sorulara önceden hazırlıklı ol” gibi tavsiyelerde bulunulur. Ama hiçbir zaman aynı tavsiyelerin işverene de verilmesi gerektiği düşünülmez. O zaman sıralayalım; bir işverenin mülakat süresince adaya karşı sorumlulukları nelerdir ?
a. Mülakatı yapacak patron/yönetici kendisine güvenmelidir. Bu da ne demek diyebilirsiniz ama mülakatları bir insan bedeni olarak düşünürsek mülakatı yapan kişinin kendisine güveni mülakat sürecinin iskeletidir. Mülakata gelen adayların bazılarının özgeçmişleri mülakata alan kişiden kat kat iyi, başarılar ile dolu olabilir. İşte aradaki bu fark nedeniyle bazen adaylar mülakatı yapan kişinin yanlış tavırlarına, yaklaşımlarına maruz kalabilmektedir. Kendini karşısındakine karşı eksik hisseden kişi kendi boşluklarını saklayabilmek için saldırganlaşır. Oysaki hiçbir zaman unutulmamalıdır ki, mülakat alışverişinde saygı en önemli unsurdur. Eğer mülakatı yapan kişi elindeki soru sorma gücünü saygısızca kullanıyorsa zaten o iş yerinde çalışmanın da adaya pek bir faydası olmaz. Çünkü patron/yöneticinin tarzı şirketin, departmanın tarzıdır. Hiçbir aday baştan kendisini rahatsız eden bir patron/yönetici ile çalışmak istemez, istememelidir.
b. Bırakın aday konuşsun. Mülakatların yapısal en büyük hatalarından biri de adaydan çok patron/yöneticinin konuşmasıdır. Mülakat sonunda aday şirket hakkında çok bilgi almış olur ama patron/yöneticinin eli boştur. Mülakat esnasınsa konuşmaya başlamak hastalık gibidir, hele ki mülakat tecrübeniz yoksa bir sazı elinize almaya görün, önünü kesemezsiniz. Genelde küçük ve orta ölçekli işletmelerde bu hataya özellikli nitelikli adaylar karşısında düşülmektedir çünkü aday şirketin iş süreçlerinden anladığı için yönetici/patron bunu farkettiği anda kendini tutamaz ve direkt paylaşıma girer.
c. Mülakat sorularınızı önceden hazırlayın. Mülakata gelen her adayın birbirinden farklı güçlü veya zayıf tarafları olacaktır. Eğer fazla mülakat tecrübeniz yoksa mülakat esnasında seri şekilde soru üretmek konusunda sıkıntı çekebilirsiniz. Mülakatta kopukluluklar yaşamamak için önce mutlaka kendinize hem iş süreçlerinizi, hem de aradığınız yetkinliklerin varlığını tartabileceğiniz bir soru listesi hazırlayın. Mülakat soruları üzerine gerek internet, gerekse piyasa satılan mülakat soruları üzerine hazırlanmış kitaplardan bolca yararlanabilirsiniz.
d. Bazı adaylar, özellikle tecrübesizler mülakat öncesi çok heyecanlanabilir, onları rahatlatın. Eğer karşınızda elleri terlemiş, yüzü kızarmış bir genç varsa iki üç dakikalığına mülakatı unutun ve onunla havadan sudan, haftasonu Beşiktaş’ın nasıl yenildiğinden, havanın sıcaklığından, ne kadat şık olduğundan konuşun. İçeçcek birşeyler ikram edebilirsiniz. Onun kalp atışlarını yavaşlatın, yüzüne bir gülümseme yerleştirin ve sonrasında yavaş yavaş sorularınızı sormaya başlayın.
e. Adayları her zaman, istisnasız güleryüzle karşılayın, güleryüzle uğurlayın. Benim bunca yıllık insan kaynakları kariyerimde en çok şikayetçi olduğum konu kendi girdiğim mülakatlardaki patron/yöneticilerin asık yüzleriydi. Bazen “ne o Karadeniz’de gemileriniz mi battı?” demek gelirdi içimden ama elbette ki susardım. Asık suratlı insanları bırakın mülakatı, normal hayatta da kimse sevmez. Bizim insanımızın en büyük yanılgısı asık suratı bir ciddiyet göstergesi sanmasıdır. Oysa ki asık surat aslında yüzde bir maskedir, gizlenme yoludur. Eğer patron/yönetici asık suratı ve olumsuz tavırtlarıyla adayı sahte bir şekilde etkilemeye çalışırsa adaya karşı en büyük saygısızlığı ve yanlış yönlendirmeyi yapmış olur.
f. Adayları denemek. Bazen kimi patron/yöneticilerin adayları kötü davranışları ile kışkırtarak onların böyle durumlardaki tepkilerini ölçtüklerini duyarım. Böyle bir mülakat tekniği yoktur, bu sadece adaya saygısızlıktır. Adayları hırpalayarak işe alım yapılmaz, iş kurulamaz ve yönetilemez. Hırpalanarak işe alınan kişi işverene kinlenir ve üretken olmanın ötesinde yıkıcı bile olabilir. Şirkete aidiyet duygusunu beslemeyi reddeder ve zaten en kısa sürede de gider.
g. Adaylara özel hayatları hakkında detaylı sorular sormayın. Özel hayat mahremiyettir. Maalesef birçok patron/yönetici bu mahremiyeti belki farkında olmadan, belki de bilerek ihlal eder. Geçen yıllarda bir genç kız gelmişti yanıma, birkaç saat önce mülakata gittiği firmada kıza şu sorular yöneltilmiş “Sizi mahallenizde soruştursak sizin için ne derler? Dar kıyafetler giyer misiniz? Annenizin başı açık mı?”. Okurken şaşırmış olabilirsiniz ama bu tip sorular özellikle küçük ve orta ölçekli firmalarda adaylara çok yöneltilebilmektedir. Bu hataya lütfen düşmeyin, bu tarz sorular uluslararası insan hakları sözleşmesine aykırıdır. Kendinizi bir anda mahkemede bile bulabilirsiniz.
h. Önceden belirlemiş olduğunuz mülakat süresine bağlı kalın. Mülakatlarınızı bir program çerçevesinde yapmanız gerektiğini daha önce yazmıştım. Programınıza sadık kalın. Eğer bir mülakat gereğinden fazla uzamış ise yanlış bir yola girdiğinizi bilin. Ya adaya gereksiz derede bilgi veriyorsunuzdur, ya aday gereğinden fazla konuşuyordur, ya da siz mülakatı iyi idare edememişsinizdir, her şekilde hata sizdedir çünkü mülakatı başlatan da, bitiren de ancak sadece siz olabiliriniz. Siz izin verdikçe aday zaten konuşur.
i. Maaş beklentilerinin öğrenilmesi. Adayların emeklerini ne kadarlık bir ücrete kiralamak niyetinde olduğunu öğrenmek mühimdir. Böyle bir soruya gelecek cevaplar şunlar olabilir : eğer kanaatkarsa “Sizin skalanız dahilindeki maaş benim için uygundur”, eğer konu üzerinde netse ” …… TL”, eğer tecrübesizse “bilemiyorum ki”, veya bir önceki maaşını söyleyebilir. Bu soruya rakamlarla cevap almak mühimdir. Çünkü cevap her ne olursa olsun, her insanın kafasında aslında bir rakam vardır ve kimse bu rakamın altında çalışmak istemez, eğer çalışmaya başlarsa işten çabuk soğur, demoralize olur. Ben genel itibariyle adaylardan “lütfen bana bir aralık verin” derim , “1000-1500 arası, 3000-4000 arası”. Bu aralık eğer size uyuyorsa adayı işe almak için düşünün, eğer uymuyorsa ne siz boşuna zamanınızı harcayın, ne de adayı meşgul edin.
j. Adaylardan size soru sormalarını isteyin. Bu karşılığnda çok ilginç sorular duyabileceğiniz bir taleptir. Kimi aday birebir sizin özel hayatınız ile ilgili soru yöneltir, kimisi maaş sorar, kimisi iş hakkında bir detay üzerinde durur, kimisi sosyal hakları öğrenmek ister, kimisi de “ne sorayım bilmem ki, aklıma birşey gelmedi”. der. Siz bu sorunuzla aslında adayın kafasındaki öncelikleri öğrenmiş olursunuz yani satır arası okursunuz, tabii elbet böyle bir hassas analiz yeteneğiniz varsa.
k. Adayları şirket, pozisyon, maaş hakkında doğru bilgilendirin. İşverenlerin yaptıkları en büyük hata karşılarında nitelikli bir aday gördüklerinde onu işe alabilmek için şirketlerini olduğundan farklı tanıtmaları, hiçbir zaman yerine getiremeyecekleri vaadlerde bulunmalarıdır. Nitelikli aday ismi üzerinde niteliklidir. İşverenin olası bu şekildeki “yalanlarını” çok kısa sürede farkeder ve gider. Adaylara sarfettiğiniz söylemlerinizde, şirket hedeflerinizde gerçekçi, doğruyu söyleyin.
l. Mülakatlar işe alım yapmak hedefinin yanında şirketin Halkla İlişkiler ( PR) süreçlerine dahildir. Bir mülakat etabında kimi zaman beş, kimi zaman on beş kişi ile görüşür şirketler ve görüşülen adaylardan belki birisi işe alınır, belki alınmaz bile. Ancak görüşme etabında adaylarla girilmiş olan diyalog sürecince patron/yönetici şirketini tanımlarken, adaya davranışları, özeni ile aslen kurumunun halkla ilişkiler süreçlerine, tanıtımına katkı sağlamaktadır. Hatta bu konuda benim İ.Ü. İletişim Fakiltesi hocalarından biri ile ufak bir tartışmam bile olmuştu. Hocamız bana ‘İnsan Kaynakları, Halkla ilişkiler süreçlerinin bir parçasıdır’ açılımını getirmişti ve dayanağı mülakatlarda adaylara yönelik yapılan şirket tanımtımları, hatta reklamlarıydı. Buradan şöyle bir çıkarıma gidebiliriz; eğer adaylarınızı mülakatlarda hırpalarsanız, kurumunuzun PR’ını “insan hırpalarız, saygımız yoktur” şeklinde yapmış olursunuz hatta normal hayattaki potansiyel bir müşterinizi de kaybedersiniz.
m. Adaylara mülakat sonuçlarını bildirilmesi hakkında bilgilendirme. İşverenin mülakat sürecindeki önemli bir sorumluluğu adayı mülakat sürecinin seyri hakkında bilgilendirmektir. İş yoğunluğundan dolayı konuştuğunuz belki yirmi adayı tek tek aramak istemeyebilirsiniz. O zaman onlara şöyle söyleyebilirsiniz: “Olumlu adaylarımızı çarşamba gününe kadar tespit edeceğiz ve Çarşamba günü mesai saati bitimine olumlu adaylarımız ile bağlantı kuracağız. Bizden bir telefon almazsanız başka adaylar üzerinde yoğunlaştığımızı anlayabilirsiniz”. Bu şekilde adaylarda sizden sadece Çarşamba günü boyunca telefon beklerler, telefon alırlarsa ne mutlu, almazlarsa da “sağlık olsun” deyip arayışlarına devam ederler. Ama lütfen adayları bildirimsiz bırakmayın, bu bekleme ve beklenti halindeki bir kişiye yapılabilecek en büyük kötülük ve saygısızlıktır.
Hangi ortamda olursa olsun mülakat kelimesi geçince hemen mülakata girecek kişi algılanır ve adaylara hemen “şunu yap, bunu yapma” gibi tavsiyelerde bulunulur. Ama yazımın başlığından anlaşılacağı üzere benim üstünde duracağım konu adayların değil, mülakata alacak olan işverenin sorumlulukları üzerine.
Bir patron/yönetici olarak insan kaynağı ihtiyacını tespit ettikten sonra 1) şirket içinden, 2) referans, 3)internet ilanı, 4)gazete ilanı yollarından biri veya birkaçı veya hepsi vasıtasıyla uygun kişinin arayışına başladınız. Adım adım neler yapacaksınız?
a) Uygun kişinin genel nitelik ve yetkinliklerini yazılı olarak tespit edin. Okul durumu, tecrübe, teknik bilgi, yabancı dil bilgisi, davranışsal özellikler, yetenekler, maaş seviyesi vs gibi tespitlerini yapın. Yapacağınız çalışma süresinde gerçekçi olun, ihtiyacınız olandan fazlasını yazarak işgücü israfına neden olmayın. Küçük bir not; cinsiyet ayrımı, oturma lokasyonu, yaş aralığı gibi detayları vermek aslen uluslararası insan hakları kapsamında suçtur ancak ülkemizde halen bu gibi tanımlamalar kullanılmaktadır. Siz dilerim kullanmamayı tercih edersiniz.
b) Seçtiğiniz uygun mecra(lar) için bir ilan hazırlayın. İlanınızı iki bölümden oluşturun : genel nitelikler ve görev tanımı. Bu içerik sizin de daha organize düşünmenizi sağlayacaktır.
c) Eğer arayışınız gizli nitelikte değilse ilanı şirket panosuna ve tercihen internet kanalı ile duyurun. İnternette seçtiğiniz ilan sitelerinden alacağınız CV niteliğinin kesinlikle aynı olmayacağını söylemeliyim. İşveren iş arayan kişinin mutlaka başlıca bütün insan kaynakları ilan sitelerine özgeçmişini bıraktığını düşünür doğal olarak. Ama tecrübelerim bunun kesinlikle yanlış bir görüş olduğunu bana göstermiştir. Site ismi vermemekle birlikte ucuz etin yahnisinin her zaman yavan olduğunu yazmakla yetineceğim. Gazete ilanları günümüzde internetle rekabet edemediklerinden dolayı önemlerini hem maliyetli, hem de hedef kitleye ulaşamama nedeniyle yitirmişlerdir. Gazete ilanlarını büyük firmalar çoğunlukla PR amaçlı vermektedir.
d) İlanınızı tercihen internet sitesi vasıtasıyla çıktıysanız gelen özgeçmişleri sitelerin sunduğu filtreleme imkanlarını kullanmadan tarayın. İnternet sitelerinin özgeçmiş aktarım şablonları özellikle tecrübe düzeyi arttıkça yetersiz hale gelmektedir. Bu nedenle filtreleme fonksiyonunu kullanarak size uyabilecek birçok adayı hiç görmeden eleyebilirsiniz.
e) İdealinde en az iki etaptan oluşacak mülakat süreciniz için uygun özgeçmişleri tespit ettikten sonra birinci etap mülakatları bir-iki gün içinde bitecek şekilde düzenleyin. Görüşmeleri seri bir şekilde bitirmenizin nedeni konsantrasyon kaybetmemekdir. Mülakatlar sonunda adayların özgeçmişlerini yanyana koyduğunuzda aralarından hangi üç-beş tanesi ile tekrar görüşebileceğinizi hemen tespit edebileceksiniz.
f)İlk mülakat etabında işverenin en önemli sorumluluğu adayları davet noktasında ortaya çıkar. Davet telefonunu açan kişi şirketin adaya kendisini tanıttığı ilk andır. Aday sizden gelen telefonu beklememektedir. Dolayısıyla mülakat davetini yapan kişi telefonda kaba, umursamaz bir şekilde konuşursa bu adaya son derece olumsuz yansır. Genelde adayların mülakata gelmemelerinin en önemli nedenlerin biri kendilerine yapılan mülakat davetinin son derece “sevimsiz” olmasıdır. Telefonu açan kişiye yaptığı işin önemini, şirketi temsil ettiğini, bunun bir çeşit PR çalışması da olduğunu dikkatle anlatın. Hatta telefonu açan kişiye ek sorumluluk bile verebilirsiniz. Ondan telefon açtığı adayın telefonda nasıl konuştuğunu not etmesini isteyin. Çünkü adaylar genelde telefonda nasıl konuşuyorsa karşınızda da aynı tavırda olacaktır. Kısacası aslen adayları telefonla davet mülakatın gerçek başlangıç noktasıdır.
g) Mülakat öncesi bir diğer önemli konu elbette özgeçmişlerin iyi okunmuş olmasıdır. Eğer size başvurak kişilerin özgeçmişlerini dikkatle okumazsanız, satır aralarını görmeye çalışmazsanız, yani başvurular için zaman ve emek harcamazsanız uygun nitelikteki adayları doğal olarak çıkartamazsınız.
h) Çağırdığınız adayın işinizde ihtiyaç duyduğunuz özellikle sahip olup olmadığını anlayabileceğiniz beş ile on arası soru tespit edin ve mülakatlarınızı bu sorular çerçevesinde yapılandırın. Bu sayede mülakatlarınızı standardize etmiş ve dağılmadan çalışmış olursunuz.
ı) Mülakat öncesinde tercihinize kalmış ama benim önemle tavsiye edebileceğim bir başka konu ise şirketin kendi başvuru formunu hazırlaması, bastırtmasıdır. Şimdi diyebilirsiniz ki, e zaten elimde hem klasik özgeçmiş var, hem de internet şablonu, ne gerek var üçüncüsüne? Çok gerek var. Siz bir başvuru formu doldurtarak adayınızdan sizin için ilk işini yapmasını istiyorsunuz. Acaba aday bu işi nasıl yapacak? Size pırıl pırıl doldurulmuş bir formu mu verecek, yoksa çarpuk çurpuk yazılmış, “bana amma eziyet ediyorsun” der gibi doldurulmuş bir form mu? Hatta bazıları formun belirli yerlerine “cv’ime bakın” yazar, ben onlara içimden çok gülerim, elbette ki üzüntüyle. Daha ilk istediğiniz performansın karşılığı bu oluyorsa, diğerlerinin nasıl olacağını sizin hayal gücünüze bırakıyorum.
i) Mülakat yapacağınız ortam mümkün olduğunca sade, gösterişsiz, temiz, gürültüden uzak olsun. Kalabalık bir odada mülakat yapmak adayın gereksiz heyecanlamasına, dikkatinin dağılmasına neden olabilir.
j) Bir adayla yapacağınız mülakatın ortalama süresini iyi tespit edin ve görüşme programınızı buna göre oluşturun. Örneğin bir muhasebe elemanı pozisyonu için görüşme süresini 20 dakika olarak belirlediyseniz sonrasına beş dakikalık bir ara koyarak diğer adaya görüşme saati verin. Beş dakikalık arada hem siz nefes almış, hem de mülakatın sarkma ihtimaline karşı önlem almış olursunuz. Mülakat etaplarında elbet en ideali adayları hiç bekletmemektir ama kimi zaten bu bekletme gerçekleşir, söz konusu olumsuzluğu telafi edebilmek ise mülakatı yapan kişinin güleryüzlülüğüne bağlıdır.
k) İlk mülakatın tanışma amaçlı olduğunu unutmayın. Bu nedenle ilk mülakatı adayla birebir yapmak daha faydalıdır. Eğer adayı beğenirseniz ikinci yani iş bilgisinin daha derinlemesine görüşüleceği mülakatta sizin dışınızda işin uzmanı/müdürü olan kişiyi de yanınıza alarak adayınızla üçlü görüşme organize edebilirsiniz.
l) Adayın teknik bilgisi hakkında daha net bilgilere ulaşmak istiyorsanız cevap vermesi yarım saati aşmayacak şekilde hazırlanmış bir bilgi testi hazırlayabilirsiniz. Özellikle mühendislik gibi teknik altyapı ve yabancı dil bilgisi gerektiren pozisyonlarda bu uygulama size ikinci etap görüşme öncesinde büyük faydası olabilir.
m) Adayın giyim kuşamı kadar mülakata alan kişinin de dış görüntüsü, temiz kokması çok önemlidir. Bir adayın şirket adına ilk duyduğu ses telefonda onu görüşmeye çağıran kişidir demiştik. Ayrıca kapıdan karşılayarak olası başvuru formunu doldurtan kişi de terli toplu olmalıdır. Mülakat aşamasında ise aday ilk kez şirketin yetkili ağızı ile karşılaşır. Dolayısıyla mülakatı yapacak kişinin dış görüntüsü, güleryüzlülüğü, el sıkışı da aday açısından şirket adına ilk izlenimi oluşturacaktır. Unutmayın, mülakat iki taraf içinde bir alışveriştir. İşveren maalesef mülakat aşamasında kendisini dominant görmek gibi bir hataya düşer ve bana göre iş hayatı adına çok temel bir yanlışı yapmış olur.
Sözün özü; işverenler lütfen dersinizi iyi çalışmadan mülakat etabına geçmeyiniz.
Bir sonraki yazımda “mülakat esnasında işverenin sorumluluklarını” inceleyeceğim, görüşmek üzere 🙂
Planlama, özellikle bir üretim şirketinin beyni diyebileceğimiz bölümdür. Planlamacı aynen bir gazeteci gibidir. Şirket içinde üretim ve satışla ilgili dönen “ne, ne zaman, nerede, nasıl, niçin ve kim” sorularına her gün, her saat, her dakika cevap verebilmek, cevap üretebilmek zorundadır.
Planlama bölümü şirket yapılanmalarına göre birbirinden oldukça farklılaşmakla birlikte idealinde altında a) satınalma b) üretim planlama c) paketleme d) ara mamül ve ana depolar e) sevkiyat fonksiyonlarını barındırır. Dolayısıyla bir patron/yöneticinin ilk başta kendi organizasyonel yapısındaki planlama süreçlerinin yukarıda saydığım fonksiyonlardan hangilerini kapsayıp, kapsamadığını tespit etmesi gerekir. Sonrasında ise klasik sorumuzu sorabilir;
Teorik altyapıları hazır olması nedeniyle pratikte en ideal üretim planlamacılar endüstri mühendislerinden çıkar. Üretim planlaması, optimizasyon ve verimlilik hesaplamalarını yapabilecek ve raporlayabilecek tecrübede bir aday bulabilirseniz sakın kaçırmayın derim.
Planlama iş süreçleri çok geniş kapsamlı olduğu için bu sefer farklı bir yol izleyeceğim ve yukarıda yazmış olduğum planlamanın dahilindeki beş fonksiyon için okuyucuya sorular
soracağım. Eğer sorulara cevaplarınız “evet” ise görüştüğünüz kişilerde sözkonusu tecrübeyi ve bilgiyi arayın.
a) Satınalma: Seçeceğiniz planlamacı üretim için gerekli hammadde, ara mamül ve fason seçiminde, alımında yetkili olacak mı, tedarikçi ilişkilerini yürütecek mi? Cevap “evet” ise hammadde, ara mamül ve fason ürünleri tanıması, tedarikçileri bilmesi gerekir. Elbet sektörden sektöre çok farklılık gösteren tedarikçi piyasalarında birebir tecrübe olmasa bile iş disiplinini bilmesi sizin işinizin gerekliliklerini çabuk öğrenebilmesini sağlayacaktır. Ayrıca dürüst bir kişilik yapısının altını çizmeyi unutmamak lazımdır.
b) Üretim planlama: Şirketinizde MRP veya ERP yazılımı kullanıyor musunuz? Cevabınız “evet” ise adayınızda mutlaka bu tecrübeyi arayın. Eğer cevabınız “hayır” ise, adayınızda ileri seviyede Excel bilgisi olmazsa olmaz kural olacaktır.
Üretim planlama, satıştan alınan siparişler çerçevesinde üretime girecek hammadde ve ara mamülleri planlarken, üretim için gerekli insan kaynağı ve zamanı da belirler. Karlılığınızı arttıracak en önemli unsurlardan biri de üretime giren kaynakların verimliliğidir. Peki, siz üretim verimliliğinizi ölçebiliyor musunuz? İşe alacağınız planlamacının üretim verimliliğinizi ölçebiliyor olması gerektiğini unutmayın.
Üretim planlama ağırlıkla bilgisayar başı bir iş olsa da, üretimin sağlıklı yürümesi ve verimlilik çalışmalarının yapılabilmesi için üretim kadrosu ile çok sıkı koordinasyon içinde olunmayı gerektirir. Bu nedenle yine mühendis-işçi ilişkilerindehassasiyetle durulması büyük önem taşır.
c) Paketleme: Nihai ürün paketleme için insan gücüne ihtiyaç var mı? Cevabınız “evet” ise paketlemede standardizasyona dikkat edin. Yurtdışına satış söz konusu ise yabancı ülkelerin farklılaşabilen paketleme standartlarına göre işlem yapılması gerekebilir. Dolayısıyla kullanılacak insan kaynağı planlamasının iyi yapılması ve farklılaşan standartların iyi takip edilmesi gerekir.
d) Ara mamül ve ürün depolar: Depo alanlarınız var mı? Cevabınız “evet” ise aklınıza hemen “optimizasyon” kelimesi gelmeli. Belirli bir depo alanınız var, bu alanda ne kadar ara mamül ve ürün stoğu tutuyorsunuz? Alacağınız planlamacı eldeki kıt kaynağınız yani deponuzu maksimum kar elde edecek sekilde kullanmak zorundadır. Yani satış dalgalanmalarına göre hangi ara mamülden veya nihai üründen dönemsel olarak depolarınızda ne kadar tutulması gerektiğini hesaplayabilmelidir.
e) Sevkiyat: Sevkiyat, satış ile sıkı koordinasyon içinde olunması gereken bir fonksiyondur. Bu koordinasyon ise yurtiçi ve yurtdışı sevkiyatlar olarak iki kolda incelenebilir. Yurtdışı sevkiyatlarda zamanlama çok önemlidir. Deniz veya hava kargo dakikalara bağlı olması nedeniyle sıkı takip gerektirir. Yurtiçi sevkiyatta ise depo alanına alınacak kamyon veya diğer araçların iyi planlanması gerekir. Dolayısıyla bir planlamacı bir kamyonun, bir konteynerın, bir tırın ne kadar sürede dolduğunu hesaplayarak, fabrika alanı içine giriş-çıkış yapacak araç trafiğini ayarlayabiliyor olması gerekir. Depoda sevkiyat zamanlamalarına göre çalıştırılacak işgücünün planlanması da bir diğer unsurdur.
Görüldüğü gibi planlama bir şirket içinde varolan bütün bölümlerle yakın çalışma yürütür. Bunlardan bir diğeri de Mali İşler bölümüdür. Planlamacı şirketin nakit akışı ve güncel bütçesi çerçevesinde satınalmaları yapma konusunda büyük hassasiyet göstermelidir. Çünkü planlamacıların en sık yaptıkları hatalardan biri kasada olmayan parayı harcamaktır.
Planlama-satış bölümleri arasındaki kilit nokta ise siparişi açılan ürünler için üretim terminlerinin planlama tarafından satışa bildirilmesidir. Planlama, ürün teslim tarihini hazırladığı üretim programına bakarak önceden standarta oturtulmuş bir süre içinde satışa bildirebilmelidir. Örneğin satış bölümünün siparişi açmasını takip eden üç gün içerisinde planlama ürün teslim tarihini satışa bildirir. Olası gecikmelerden açılan şatış bölümü haberdar edilir. Bu zamanlamanın müşteriye verilen terminler açısından önemi büyüktür. Özellikle yurtdışı müşterilere yapılacak sevkiyatların programlarının sapması şirkete yüksek bedellere mal olabilir.
İdeal planlamacının kişilik özelliklerine gelecek olursak; sabırlı, sabırlı, sabırlı, sakin ve insan ilişkileri kuvvetli birini bulmaya çalışmalısınız. Ayrıca teknik bilgisini ölçmek için bir kısa bir bilgi testinede ihtiyaç duyabilirsiniz.
Uzun yıllar çalıştığım üretim sektöründe insan kaynağı bakımından en çok sıkıntısını çektiğim pozisyonlardan birisi de “üretim-proses mühendisi”dir. İnsan elbet şaşırıyor; bu kadar mühendisin yetiştiği bir memlekette neden yaşanıyor bu sıkıntı? Bu sorunun cevabını almak istiyorsanız lütfen okumaya devam edin.
Soru : Üretim süreçlerinin yürütümde görev alacak Üretim/Proses Mühendisinin nitelikleri neler olmadır?
Yabancı dil bilgisi : Üretiminizi ister sadece yurtiçi, isterse hem yurtiçi, yurtdışı pazarlarda satın her zamanki gibi aradığınız kişinin mutlaka teknik İngilizceye hakim olması gereklidir. Üretim teknololerine ait yöntem bilgisinin (know how) tabiki ve büyük ihtimalle ithal makinalarınızın kurulum, kullanım, bakım, tamir aşamalarında yabancı dil bir zorunluluk halindedir. Ancak eğer siz ihracat yapıyorsanız ve zaman zaman yurtdışından müşteri ve sertifikasyon uzmanlarını ağırlıyorsanız üretim/proses mühendisininizin ayrıca İngilizceyi konuşabilir olması gerekecektir. İşte bu aşamada, yani okur,yazar, konuşur İngilizce bilen üretim/proses mühendisi arayışınız sizi bayağı zorlayacak. Bugüne kadar yaptığım yüzlerce mühendis görüşmesinde ülkemizin en güzide üniversitlerinden mezun gençlerin bile konuşma aşamasına geldiğinde çok zorlandıklarını gördüm. “Çok heyecanlandım da, konuşamıyorum” şeklindeki özürleri ise beni hem üzer, ardından da çoğunlukla kızdırır. Çünkü mülakatın ilerleyen dakikalarında beyan ettikleri maaş beklentileri sanki karşınızda bulunmaz bir hint kumaşı oturuyor seviyesindedir. İçinizden “kel başa şimşir tarak” demekten kendini alamazsınız.
Mühendis – işçi ilişkileri : İşçilerle birlikte çalışmak hem zevkli, hem de zordur. Üretim sürecinin asıl sahipleri onlardır. Yılların verdiği tecrübeleri ile üretim bandında mühendislerin görmeğini görür, duyar, bilmediğini de bilirler ama bunu paylaşıp paylaşmamaları amirleri konumundaki mühendislerin onlara karşı olan tutum ve davranışlarına bağlıdır. İşte bu aşamada devreye üretim/proses mühendislerinin kişilik özellikleri devreye girer. Genellikle mühendisler işçileri eğitimsiz, cahil görürler ve tepeden bakarak yaklaşırlar. Üretim alanında işçilerle çalışmaktan ziyade, masa başında vakit geçirmeyi tercih ederler. Bu da işçinin mühendisten uzaklaşmasına, içine kapanmasına neden olur. Bu kapanma üretime verimsizlik olarak hemen yansır. Kendimi üretim bölümünün işleyişi konusunda tecrübelenmemde şanslı saydığım bir Üretim Müdürü ile çalışmıştım. Kendisi Almanya eğitimli bir makina mühendisiydi. Hem bilgili, tecrübeli ve hem de işçinin bir numarasıydı. Neden mi? İşçi ile yediği içtiği ayrı gitmezdi. Onlara saygı duyardı, ellerini hiçbir zaman kirletmekten kaçınmazdı, hatta onun ellerini neredeyse hiç temiz görmedim. Mesai saati mevhumu yoktu, üretime, fabrikasına, işçilerine aşıktı. “Müdürümüz nerede?” diye sorduğunuzda, muhtemelen onu bir makinanın altında, işçileri de etrafına toplamış bozukluğun nedenini anlatırken ve aksaklığı onarırken görürdünüz. İşçiler onun bir dediğini ikiletmezlerdi. Sürekli yeni fikirlerle gelirler, çoğunlukla redolunsalar da bezmezlerdi. İşçi onu çok sever, sayar ve inanırdı. İşçinin verimli olması için amirini sevmesi şarttır, bunu hiç unutmayın. Ama gelin görün ki, bu tipte bir Üretim/proses mühendisi bulmak kanımca samanlıkta iğne aramaktır. Siz siz olun baştan çalıştıracağınız mühendisi sahaya (üretim hattına) sokun, eğer bir masaya oturmaya başlarsa, bir daha kaldıramayabilirsiniz.
Vardiya :Üretim/proses mühendislerinde yaşanan bir diğer problem ise vardiyadır. Üretiminiz 7×24, yani üç vardiya çalışıyorsa, gece vardiyasına kalacak mühendis bulmakta çok zorlanacaksınız. Bulduğunuz ise en kısa sürede kendisini gündüze aldırmak için sizinle pazarlığa başlayacaktır. Bu nedenle en iyi çözüm işçilelerin arasından parlak olanı tespit edip, onu yetiştirip, Ustabaşı yapmak ve gece vardiyasına bırakmaktır.
Bilgi testi : Üretim/proses mühendislerinizin spesifik bazı bilgilere sahip olması beklentiniz var ise, bunu onlara “biliyor musun?” diye sorarak öğrenmeye çalışmayın. İstediğiniz bilgiler bilinmese bile bu tarzdaki sorunuza cevap büyük ihtimalle “evet” olacaktır. Bunun yerine 2-3 soruluk, cevaplandırması 15-20 dakikayı geçmeyecek bir imtihan/test hazırlayın. Cevaplarda %100 doğruluk sağlamak elbet mutluluk vericidir ama esnek olun. Kimse okulda gördüğü formülleri bir ömür aklında tutmuyor. Hatta cevapları rahatça çıkartabileceği kaynakça kitapları bile adaya verebilirsiniz. Burada amaç sizin istediğiniz bilgilere temelde sahip olup olmadığıdır. Zaten sorular üzerine konuşurken siz adayınızın ne bilip, ne bilmediğini çok rahat anlayabilirsiniz.
“Bana nasıl bir çalışan gerek ? – dış ticaret 1 ” yazımda dış ticaret yapmak isteyen bir firmanın satış ekibinin sayısal ve niteliksel özelliklerinden bahsetmiştim. Ekibin sayısal açılımın hedeflenen pazarlara, niteliksel açılımın ise öncelikle yabancı dil bilgisine dayandığını vurgulamıştım. Ayrıca satış hacminin büyüklüğüne göre satış işlemini yapacak ‘satıcı’ ile satış süreçlerinin evrak takibatını yapacak ‘operasyoncunun’ iki ayrı insan olması gerekliliğinin altını çizmiştim.
Son olarak elbet “para” kelimesi ile birlikte akla gelen, yapılan satışın bedelinin tahsil edilebilmesi gerekliliği bulunmaktadır. Bir satıcı ürününü satıp, bedelini kasaya sokmadıkça işlemini başarı ile tamamlamış sayılamaz. Dış ticarette satıcı hangi ödeme şekline göre (akreditifli ödeme, vesaik mukabili ödeme, mal mukabili ödeme, peşin ödeme) anlaşmışsa müşterisi ile sözleşmedeki koşulların yerine getirilmesinden veya getirilmemesinden de sorumludur, kısacası bütün satış riskini üstünde taşıyabilmelidir.
Soru 2 : Dış Ticaret yapan bir firmanın operasyonal işlemlerini yürütecek kişinin nitelikleri neler olmadır ?
Bu kişinin elbetteki İngilizce dil bilgisi önemlidir. Bir satıcı kadar akıcı olmasa bile evrakları rahat , hatasız takip edecek ve müşteriden gelen telefonları karşılayacak kadar İngilizce pratiği bulunmalıdır. Dış Ticaret mevzuatına vakıf olmalı ve değişiklikleri takip etmeli, ödeme şekilleri ve takibini yapabilmeli, gümrük ve transfer işlemlerini bilmelidir. Satıcı(lar) ile koordinasyonu iyi olmalı, müşterinin telefonla gelen talep, soru, şikayetlerini karşılayabilmeli, gerekli şirket içi yönlendirmeleri yapabilmelidir. Bir diğer önemli konu ise operasyoncunun çok organize dosyalama yapabilmesidir. Bu kişi ithalat ve ihracat işlemlerindeki evrak kalabalığını iyi idare edebilmeli, titiz ve masa başı işe uygun bir kişilik yapısına sahip olmalıdır.
Soru 3 : İthalatyapan bir firmadaki satınalma süreçlerini yürütecek kişinin nitelikleri neler olmalıdır?
Bütün dış ticaret süreçlerinde olduğu gibi bu kişinin en değerli niteliği ileri seviyedeki yabancı dil bilgisidir. İkincisi nitelik ise satınalma fonksiyonunun tedarikçi süreçlerinin yürütülebilmesidir; tedarikçi araştırması ve portföy tutulması (fuarlar + internet + vs. ), bağlantıya geçilmesi, numune temini, pazarlık, sipariş, ithalat süreci takibi ve ödeme. Satınalma fonksiyonun her adımı şirket sahibi veya yöneticisi tarafından çok dikkatle takip edilmesi gerekir. Hatta birçok küçük ve kimi orta ölçekli firmalarda suistimale çok açık olan satınalma süreçleri birebir sirket sahibi veya yöneticisi tarafından yürütülür. İdeal satınalmacı şirket menfaati için çok sıkı pazarlık yapmaktan, kuruş hesabından asla kaçınmayan inatçı kişidir. Bu özelliği kuvvetli bir satınalmacı bulabilirseniz kendinizi şanslı sayabilirsiniz.
Şirketlerin en çok ihtiyaç duydukları ama diğer taraftan da yoğunlukla israf ettikleri kaynaktır nitelikli insan. Evet, israf dedim çünkü benim bugüne kadar üzülerek gördüğüm çok sık yapılan büyük bir yanlıştır, fazla nitelikli insanları yeterince nitelikli olmayan işlerde çalıştırmak veya niteliği düşük insanlardan fazla iş beklemek.
En iyi üniversitelerden mezun, iki hatta üç yabancı dil bilen, 3-5 yıl sektörde tecrübeli insanlar ararız, bu şirket böyle olacak, şöyle olacak deriz, sonra da onlara eleman işleri yaptırıp aldıkları iki kuruş maaş için minettar olmalarını bekleriz. Ne büyük bencillik, ne büyük hata. Bu büyük yanlışı önlemek için bir şirketin kısa-orta-uzun vadede ihtiyaç duyacağı insan kaynağını sayısal ve niteliksel olarak “gerçekçi” bir şekilde çalışması gerekir.
Bir örnek çalışma yapalım :
Yurtdışına satışınız var veya yurtdışına açılmak istiyorsunuz. Yurtdışına satış sürecinde iki ayrı nitelikte insan kaynağına ihtiyacınız olacak : Satış eleman(lar)ı ve satışların operasyonel işlemleri yürütecek eleman(lar) . ( Ufak bir not ; bir satıcı hem satıp, hem operasyonel işlemleri ancak çok küçük hacimli işlerde yapabilir )
Soru 1 : Satış hedef ve pazarlarınıza göre satış ekibinizin kaç kişi ve hangi niteliklerde olmasını öngörüyorsunuz?
Yeni pazarlara açılcaksanız hangi yabancı dilleri bilen elemanlara ihtiyaç var tespit etmelisiniz. Sakın unutmayın, temel yabancı dil sayabileceğimiz İngilizce dışındaki dilleri bilen nitelikli eleman bulmak insan kaynakları pazarında çok zordur. Bugün aramaya başlayıp yarına bulamazsınız o insanı. Yerel marketlerde satış elemanlarının o bölgenin dilini bilmesi şarttır. Rus, İtalyan, Fransız, Alman, Çin, Arap pazarlarına girmek istiyorsanız nitelikli insan arayışınıza aylar önceden başlasanız yeridir.
Yurtdışı pazarlara açılmak için en önemli yol fuar katılımlarıdır. Maalesef bizim ihracat yapan firmalarımız satış kadrosunu masraf oluyor gerekçesi ile fuara göndermez ve masa başından satış yapmasını bekler. Bu durum satış kadroları için en büyük motivasyon kırıcı durumdur ve eleman sirkülasyonuna neden olur.
Burada çok önemli bir konuya değinmeden geçemeyeceğim. Türk insanının girişken ruhunu bilmeyen yoktur. İhracat konusuda uzmanlaşmış kişiler bir süre sonra eğer sermaye bulabilirlerse kendi ithalat-ihracat şirketlerini kurarlar. Bu nedenle de insan kaynağı piyasasında 30 yaşını aşmış, iki dil bilen, 3-5 yıl tecrübeli ihracat uzmanı bulmak çok zordur. Başarılı olanlar ya kendi işlerini açmışlardır, ya da büyük şirket bünyesinde iyi maaşlar ve primlerle çalışırlar. Yani sizin bulabileceğiniz eleman ya istediğiniz nitelikte olmayacaktır, ya da zaten o elemanı hiç bulamayıp siz de “iş var, adam yok” söylemindeki büyük kitleye katılacaksınızdır.
Kariyerimin daha ilk senelerindeydim. Türkiye’nin, hatta dünyanın önce gelen firmlarından biri beni görüşmeye çağırdı. Çok heyecanladım. Giyindim, kuşandım, kendimden çok emin gittim şirket merkezine.
Beni yaşıtım diyebileceğim bir hemcinsim mülakata aldı. Klasik tanışma sorularından sonra kritik an geldi ve kilit soru yöneltildi : Nasıl çalışırsınız?
Her zamanki güleryüzlü ben, daha da bir şen ifade ile “Eğlenerek” dedim.
İK uzmanının yüzü birden asıldı adeta ‘Ne gayri ciddi bir tip böyle karşımdaki’ dercesine.
Tahmin edebileceğiniz gibi bu cevabımdan sonra mülakatın gerisi kısa sürdü ve elendim. O dönemde çok düşünmüştüm, kendimi sorgulamıştım, yanlış mıdır eğlenerek çalışmak, çalışmaktan coşku duymak diye.
Şimdi ise bu sorunun cevabını çok iyi biliyorum; eğer bir kişi yaptığı işten keyif almıyor, iş üstündeyken eğlenmiyor, coşku duymuyorsa verimli ve yaratıcı asla olamaz. Ekibini iyi yönetemez, liderlik yapamaz, iş üretimi kalıcı olamaz.
Siz siz olun, eğer bir işte çalışırken veya yönetirken hiç eğlenmediğinize, keyif almadığınıza, coşku duymadığınıza kanaat getiriyorsanız, derhal o işi bırakın, farklı alanlara kaymaya, neden zevk aldığınızı bulmaya çabalayın.
Bu yazım 
