Mülakatı yapan insan kaynakları uzmanının aslında genel soru anahtarı çok basittir.
Şöyle ki;
İş bilen insan kaynakları uzmanı adayın geçmişine dair bilgilere ulaşırken özellikle açık uçlu sorular sorar, yani 5N, 1K kuralını uygular : Ne, nerede, nasıl, ne zaman, neden, kim?
Örnek;
Aday başarıyla yürüttüğü bir projeden bahsetmektedir…
Soru: Bu proje ne ile ilgiliydi, amacı neydi?
cevap:… (gelen cevapla kişinin iş bilgisine ulaşırsınız, ve birçok ara sorular yöneltebilirsiniz)
Soru: Proje süreci nerede(nerelerde) yürütüldü? (proje il çapı, ülke çağı, dünya çapında yürütülmüş olabilir, örneğin bankacılık ile ilgili projeler)
cevap:… (adayın mobilitesi, projenin çapı, yapılandırılması hakkında bilgi edinebilir, birçok ara soru sorabilirsiniz)
Soru: Bu projeyi ne zaman yaptınız tam olarak ?
cevap: … (projenin kariyerinin hangi döneminde yaptığını, ne kadar sürmesi öngörüldüğü ve ne kadar da bittiğini öğrenebilirsiniz)
Soru: Proje sürecini nasıl yürüttüğünüz?
cevap:.. (analitik düşünce yapısını analiz edebileceğiniz birçok ara soru üretebilisiniz)
Soru: Bu projeye neden ihtiyaç duyuldu?
cevap :… (Bu soru büyülüdür. Sizi her istediğiniz yere ulaştırabilir. Deneyimli insan kaynakları uzmanlarının favori sorusudur.)
Soru: Projede kimlerle çalıştınız, kimlere raporladınız?
cevap: … (adayın ekibini, amirlerini, ilişkilerini, yaşadığı problemleri üreteceğiniz ara sorular çok rahat irdeleyebilirsiniz.)
5N 1K kuralında özellikle ‘neden ve nasıl’ soruları adayın rahatlayarak açıldığı, hatta dertleşmeye başladığı sorulardır. Çünkü aday bir başkası tarafından ilgi görmektedir. Onun bakış açısı, yöntemleri, düşünceleri önplandadır.Tecrübeli bir insan kaynakları uzmanı bu gevşeme periyodunu asla kaçırmaz, isteği her türlü bilgiye ulaşabilir.
Birçok yerde yeni yetişen insan kaynakları profesyonellerine adaya kapalı sorular, yani sadece “evet” veya “hayır” cevapları verebileceği sorular sorulmaması gerektiği söylenir. Oysa ki bu soruların sorulmasının teknik olarak bir nedeni vardır. Adaylar özellikle ‘neden ve nasıl” sorularına cevap verirken konuyu dağıtabilir, insan kaynaklarının istediği yönden uzaklaşabilir. Bu dağılmayı, uzaklaşmayı engellemek üzere insan kaynakları uzmanı bir kapalı soru ile adayın kibarca sözünü keser. Lafı toparlar ve istediği tarafa yönlendirebilir.
Örnek:
Aday başarı ile yürüttüğü projesinde yaşadığı bir problemi gereğinden fazla anlatmıştır.
Soru: Bu problemin giderilmesinden sonra sonuca ulaşmanız kolaylaştı mı?
cevap: evet / hayır
Kısacası mülakata hazırlanırken geçmişinizi 5N 1K kuralı çerçevesinde kurgulayın, evde bir parça antreman yapın. Bakın görüşmeniz daha rahat geçecek
Bu bölüm İnsan Kaynakları Uygulamaları’na* dair bütün öğrenmek istediklerinizi sorabilmeniz için hazırlanmıştır. Sorunuzun cevaplandırılabilmesi için lütfen aşağıdaki adımları izleyiniz.
1. Soru sorabilmek için önce bloga kayıt olmanız gerekmektedir.
2. Kayıt işlemleri tamamlandıktan sonra lütfen sorunuzu yazınız.
3. Sorunuz onay aşamasını geçtikten sonra en kısa sürede cevaplanarak “Soru/Cevap” sayfasında yayınlanacaktır.
4. Eğer sorunuzun yayınlanmasını istemiyorsanız lütfen bunu gönderiminizde belirtiniz.
Bugüne kadar sorulmuş soru ve verilen cevaplara “Soru Sor” butonuna tıklayarak ulaşabilirsiniz.
*İş ilanı, özgeçmiş hazırlamak, mülakat, işe alım, oryantasyon, görev tanımları, performans değerlendirme, eğitim, kariyer yönetimi, yetkinlikler, ücret ve sosyal haklar, ödüllendirme, motivasyon, İK politika ve stratejileri, İK etiği, İK çeşitliliği, mobbing, mobilite, organizayonel gelişim, hiyerarşik ilişkiler, kurumsal kültür
Önemli not: Lütfen personel özlük işlemlerine dair sorular iletmeyiniz.
İsmi bile insanın bir kaşının kalkmasına, bazı olumsuz düşüncelere yönelmesine neden oluyor.
Peki bir firma neden ‘gizli’ ilan vermek yoluna gider? Gizli ilan vermenin sadece nedenlerini yazmak aslında içinde sonuçlarını da barındıran ilişkiyi hemen ortaya çıkartacaktır.
1. Firma muhtemelen halen dolu olan bir pozisyon için alternatifler yaratmaya çalışmaktadır.
Söz konusu pozisyonu dolduran kişiden memnuniyetsizlik veya o kişinin terfi ettirilecek olmasından dolayı oluşacak boşluk için arayış vardır. Sonuçta şirketin geleceği ile planlanan gelişimden şirket çalışanlarının haberdar olması istenmemektedir.
Böyle durumlar öncelikle orta ve üst kademe yöneticilerin hareketliliğinde çok yaşanır. Ancak özellikle üst seviyede pozisyonlar için bir şirketin ilan yolu ile arama yapmak yerine, süreci bir danışman firmaya paslaması daha yerindedir. Evet, bu bir maliyet getirir firmaya ancak elde edilecek sonuçlar şirketin kendi kendine aramasına kıyasla çok daha verimli olacaktır. Danışmanların arayışta olan firmanın tek başına ulaşamayacağı zenginlikte bir insan kaynağı portföyü vardır.
2. İlanı veren küçük bir firmadır.
Firma muhtemelen önceki verdiği ilan tecrübelerine dayanarak ismini gizleyi tercih etmiştir çünkü adaylar bu küçük firmada çalışmak için çok da hevesli değildir, arayışta olunan pozisyonlar için yeterli özgeçmiş toplanamıştır. İş arayanların psikolojisi bu aşamada incelemeye değerdir. İş arayanlar ismini vermiş küçük bir firmaya başvurmamakta ama “sektörünün öncüsü”, “sektörünün lideri” gibi tanımsız ibarelere rahatça itibar edebilmektedirler.
Diğer taraftan eğer firmalar sadece özgeçmiş toplayabilmek için aslında sahip olmadıkları “öncü, lider” gibi sıfatları kullanıyorlarsa, bu ilanlar da ciddi boyutta adayı yanıltma, yanlış yönlendirme çabasından da sözedilebilir.
3. Firma sektörel rakiplerinin işgücü arayışından haberdar olmasını istemez.
Bazı sektörlerde belirli nitelikteki insan kaynağı kıttır. Sonuç olarak firmalar bu kıt kaynağa ulaşabilmek için ciddi rekabet içine girerler. Rekabet kimi zaman firmaları birbirinden çalışan transferine kadar götürür. Ancak ben yine belirttiğim nitelikteki insan kaynağı arayışında oursourcinge ( dış kaynak kullanımı) başvurulmasını tercih ederim. İK Danışmanlık hizmeti gereksiz gerginlikler yaşamanın önüne geçmekteki en kesin ve sağlıklı yoldur.
4. Firmanın iş ilanındaki amaçları olumsuz niteliktedir. İlan negatif amaç için bir kılıf olarak kullanılmaktadır. DİKKAT !
Bu durum maalesef yaşanabilmektedir. Geçen günlerde Frienfeed’de bu konu üzerine Eren Kumcuoğlu’nun açtığı tartışmada yorumculardan biri “bir arkadaşının gittiği gizli ilan görüşmesinde eskortluk teklifi aldığını” yazmıştı. Bu örnek negatif amacı net şekilde özetliyor diye düşünüyorum.
5. Firmada iş ilanını veren kişi insan kaynakları üzerine ehil değildir.
İş ilanını veren kişinin insan kaynakları bilgi ve tecrübesi fazla değildir, bu konuda firmasını doğru yönlendirememiştir.Veya ilanı veren kişi insan kaynakları uygulamaları ile fazla da bilgisi olmayan patron, üst yönetici, muhasebeci veya personelcidir.
Özellikle “giriş” seviyede ve sekreterya, ofis elemanlığı gibi memuriyet ağırlıklı pozisyonlar için verilen gizli ilanlara adayların başvurmadan önce üç, dört defa düşünmelerini tavsiye ederim.
6. İK Etiğine aykırı şekilde kendi çalışanlarının sadakatini denemek mamaçlı gizli ilan verenler maalesef olabilmektedir.
İnsan kaynakları süreçleri öncelikli şirket için ilişkilerde “güven” temeline üzerine kurulur. Ancak kimi İK bölümleri veya üst yöneticiler sadece kendi çalışanlarının sadakatlarını denemek amaçlı bu tip gizli ilanlar verebilmektedirler. Ancak böyle bir uygulama insan kaynakları etiğine aykırıdır. İnsan kaynakları bölümleri kendi varoluş nedenleri ile çelişmiş olurlar. İk bölümlerinin amacı insan kazanmaktır, çalışan atmak üzere fikirler üretmek değildir.
Mülakat öncesi ve mülakat süresince işvereninin sorumlulukları kadar kapsamlı olmasa da elbet mülakat sonrasında da işverenin adaylara yönelik sorumlulukları bulunmaktadır.
a. Mülakat sonucunun geri bildirimi. Genelde işverenlerin fazla üstünde durmadıkları mülakat sonuçlarının geri bildirimi adaylar için tam tersi nitelik taşımaktadır. Aday mülakata gelebilmek için bir emek sarfetmiş, mülakat süresince kendisini ifade etmeye çalışmıştır. Bu katılımcılığın karşılığı olarak işveren de mülakat sonucunu ister mülakatın sonunda, isterse mülakattan bir süre sonra adaya iletmek sorumluluğuna sahiptir. Mülakat sonucunun bildirimi için onlarca adayın teker teker aranması için yeterli işgücü ve zamanınız yoksa size “mülakat süresince işverenin sorumlulukları” yazımda aktardığım uygulama önerisini getirebilirim: Mülakatlarınızın sonunda adayınızı “Bir sonraki aşamaya geçecek olumlu adaylarımızı çarşamba gününe kadar tespit edeceğiz ve çarşamba günü mesai saati bitimine kadar sadece olumlu adaylarımız ile bağlantı kuracağız. Bizden bir telefon almazsanız başka adaylar üzerinde yoğunlaştığımızı anlayabilirsiniz” sözleri ile uğurlayabilirsiniz. Bu şekilde adaylarda sizden sadece çarşamba günü boyunca telefon beklemiş olurlar.
b. Internet başvurularına geri bildirim. Bir diğer geri bildirim ise internet aracılığı ile yapılan onlarca başvuruya dönüktür. İlanlarınızı verdiğiniz web sitesinin sizin için sunduğu hazır şablonları veya kendi hazırladığınız metinleri kullanarak adaylarınıza özgeçmişlerinin incelendiğini, niteliklerine uygun bir pozisyonun açılması sonrasında bağlantıya geçilebileceğini mutlaka bildiriniz.
c. Mülakatı olumsuz sonuçlanan adayların “neden?” sorusunu yanıtlamak. Adaylar ile olumsuz sonuç bildirmek için telefon yolu ile bağlantı kurduğunuzda sizden neden reddedildiklerini öğrenmek isteyebilirler. Birçok aday için bu hayati önem taşıyan bir bilgi olabilir. Hangi konuda eksik olduklarını, hangi konularda kendilerini geliştirmeleri gerektiğini öğrenmeleri için bu bir fırsattır. Onlardan bu fırsatı esirgemeyin. Örneğin reddedilme nedenini soran adaya işe alınan kişinin o adayda olmayan bir özelliği nedeniyle tercih edildiği söylenebilir. Mesela 2. yabancı dil bilgisi veya ekstra teknik bir bilgiye sahip olması gibi. O zaman aday “aaa, bunlar bende yoktu” diyerek bir parça avunabilir ve hatta kendisini geliştirme yoluna gidebilir. Bu aşamada bir diğer hassas nokta olumsuz sonuç bildirimi telefonunu açanın mülakatı yapan kişi olmasıdır. Çünkü insanlara kötü, üzücü şeyler söylemek kolay değildir, böylesine hassas bir konuşmayı da ancak aday ile alışverişe girmiş olan mülakatı yapan kişi yapabilir.
Mülakat işe girmeye aday kişi ile işverenin arasındaki bir alışveriş sürecidir. Her alışverişte olduğu gibi her iki tarafın birbirine karşı sorumlulukları vardır. Genelde bütün makaleler işe girecek adaya “Mülakat sırasında kendine güven, minik ve jestlerine dikkat et, kullandığın kelimeleri iyi seç, olası sorulara önceden hazırlıklı ol” gibi tavsiyelerde bulunulur. Ama hiçbir zaman aynı tavsiyelerin işverene de verilmesi gerektiği düşünülmez. O zaman sıralayalım; bir işverenin mülakat süresince adaya karşı sorumlulukları nelerdir ?
a. Mülakatı yapacak patron/yönetici kendisine güvenmelidir. Bu da ne demek diyebilirsiniz ama mülakatları bir insan bedeni olarak düşünürsek mülakatı yapan kişinin kendisine güveni mülakat sürecinin iskeletidir. Mülakata gelen adayların bazılarının özgeçmişleri mülakata alan kişiden kat kat iyi, başarılar ile dolu olabilir. İşte aradaki bu fark nedeniyle bazen adaylar mülakatı yapan kişinin yanlış tavırlarına, yaklaşımlarına maruz kalabilmektedir. Kendini karşısındakine karşı eksik hisseden kişi kendi boşluklarını saklayabilmek için saldırganlaşır. Oysaki hiçbir zaman unutulmamalıdır ki, mülakat alışverişinde saygı en önemli unsurdur. Eğer mülakatı yapan kişi elindeki soru sorma gücünü saygısızca kullanıyorsa zaten o iş yerinde çalışmanın da adaya pek bir faydası olmaz. Çünkü patron/yöneticinin tarzı şirketin, departmanın tarzıdır. Hiçbir aday baştan kendisini rahatsız eden bir patron/yönetici ile çalışmak istemez, istememelidir.
b. Bırakın aday konuşsun. Mülakatların yapısal en büyük hatalarından biri de adaydan çok patron/yöneticinin konuşmasıdır. Mülakat sonunda aday şirket hakkında çok bilgi almış olur ama patron/yöneticinin eli boştur. Mülakat esnasınsa konuşmaya başlamak hastalık gibidir, hele ki mülakat tecrübeniz yoksa bir sazı elinize almaya görün, önünü kesemezsiniz. Genelde küçük ve orta ölçekli işletmelerde bu hataya özellikli nitelikli adaylar karşısında düşülmektedir çünkü aday şirketin iş süreçlerinden anladığı için yönetici/patron bunu farkettiği anda kendini tutamaz ve direkt paylaşıma girer.
c. Mülakat sorularınızı önceden hazırlayın. Mülakata gelen her adayın birbirinden farklı güçlü veya zayıf tarafları olacaktır. Eğer fazla mülakat tecrübeniz yoksa mülakat esnasında seri şekilde soru üretmek konusunda sıkıntı çekebilirsiniz. Mülakatta kopukluluklar yaşamamak için önce mutlaka kendinize hem iş süreçlerinizi, hem de aradığınız yetkinliklerin varlığını tartabileceğiniz bir soru listesi hazırlayın. Mülakat soruları üzerine gerek internet, gerekse piyasa satılan mülakat soruları üzerine hazırlanmış kitaplardan bolca yararlanabilirsiniz.
d. Bazı adaylar, özellikle tecrübesizler mülakat öncesi çok heyecanlanabilir, onları rahatlatın. Eğer karşınızda elleri terlemiş, yüzü kızarmış bir genç varsa iki üç dakikalığına mülakatı unutun ve onunla havadan sudan, haftasonu Beşiktaş’ın nasıl yenildiğinden, havanın sıcaklığından, ne kadat şık olduğundan konuşun. İçeçcek birşeyler ikram edebilirsiniz. Onun kalp atışlarını yavaşlatın, yüzüne bir gülümseme yerleştirin ve sonrasında yavaş yavaş sorularınızı sormaya başlayın.
e. Adayları her zaman, istisnasız güleryüzle karşılayın, güleryüzle uğurlayın. Benim bunca yıllık insan kaynakları kariyerimde en çok şikayetçi olduğum konu kendi girdiğim mülakatlardaki patron/yöneticilerin asık yüzleriydi. Bazen “ne o Karadeniz’de gemileriniz mi battı?” demek gelirdi içimden ama elbette ki susardım. Asık suratlı insanları bırakın mülakatı, normal hayatta da kimse sevmez. Bizim insanımızın en büyük yanılgısı asık suratı bir ciddiyet göstergesi sanmasıdır. Oysa ki asık surat aslında yüzde bir maskedir, gizlenme yoludur. Eğer patron/yönetici asık suratı ve olumsuz tavırtlarıyla adayı sahte bir şekilde etkilemeye çalışırsa adaya karşı en büyük saygısızlığı ve yanlış yönlendirmeyi yapmış olur.
f. Adayları denemek. Bazen kimi patron/yöneticilerin adayları kötü davranışları ile kışkırtarak onların böyle durumlardaki tepkilerini ölçtüklerini duyarım. Böyle bir mülakat tekniği yoktur, bu sadece adaya saygısızlıktır. Adayları hırpalayarak işe alım yapılmaz, iş kurulamaz ve yönetilemez. Hırpalanarak işe alınan kişi işverene kinlenir ve üretken olmanın ötesinde yıkıcı bile olabilir. Şirkete aidiyet duygusunu beslemeyi reddeder ve zaten en kısa sürede de gider.
g. Adaylara özel hayatları hakkında detaylı sorular sormayın. Özel hayat mahremiyettir. Maalesef birçok patron/yönetici bu mahremiyeti belki farkında olmadan, belki de bilerek ihlal eder. Geçen yıllarda bir genç kız gelmişti yanıma, birkaç saat önce mülakata gittiği firmada kıza şu sorular yöneltilmiş “Sizi mahallenizde soruştursak sizin için ne derler? Dar kıyafetler giyer misiniz? Annenizin başı açık mı?”. Okurken şaşırmış olabilirsiniz ama bu tip sorular özellikle küçük ve orta ölçekli firmalarda adaylara çok yöneltilebilmektedir. Bu hataya lütfen düşmeyin, bu tarz sorular uluslararası insan hakları sözleşmesine aykırıdır. Kendinizi bir anda mahkemede bile bulabilirsiniz.
h. Önceden belirlemiş olduğunuz mülakat süresine bağlı kalın. Mülakatlarınızı bir program çerçevesinde yapmanız gerektiğini daha önce yazmıştım. Programınıza sadık kalın. Eğer bir mülakat gereğinden fazla uzamış ise yanlış bir yola girdiğinizi bilin. Ya adaya gereksiz derede bilgi veriyorsunuzdur, ya aday gereğinden fazla konuşuyordur, ya da siz mülakatı iyi idare edememişsinizdir, her şekilde hata sizdedir çünkü mülakatı başlatan da, bitiren de ancak sadece siz olabiliriniz. Siz izin verdikçe aday zaten konuşur.
i. Maaş beklentilerinin öğrenilmesi. Adayların emeklerini ne kadarlık bir ücrete kiralamak niyetinde olduğunu öğrenmek mühimdir. Böyle bir soruya gelecek cevaplar şunlar olabilir : eğer kanaatkarsa “Sizin skalanız dahilindeki maaş benim için uygundur”, eğer konu üzerinde netse ” …… TL”, eğer tecrübesizse “bilemiyorum ki”, veya bir önceki maaşını söyleyebilir. Bu soruya rakamlarla cevap almak mühimdir. Çünkü cevap her ne olursa olsun, her insanın kafasında aslında bir rakam vardır ve kimse bu rakamın altında çalışmak istemez, eğer çalışmaya başlarsa işten çabuk soğur, demoralize olur. Ben genel itibariyle adaylardan “lütfen bana bir aralık verin” derim , “1000-1500 arası, 3000-4000 arası”. Bu aralık eğer size uyuyorsa adayı işe almak için düşünün, eğer uymuyorsa ne siz boşuna zamanınızı harcayın, ne de adayı meşgul edin.
j. Adaylardan size soru sormalarını isteyin. Bu karşılığnda çok ilginç sorular duyabileceğiniz bir taleptir. Kimi aday birebir sizin özel hayatınız ile ilgili soru yöneltir, kimisi maaş sorar, kimisi iş hakkında bir detay üzerinde durur, kimisi sosyal hakları öğrenmek ister, kimisi de “ne sorayım bilmem ki, aklıma birşey gelmedi”. der. Siz bu sorunuzla aslında adayın kafasındaki öncelikleri öğrenmiş olursunuz yani satır arası okursunuz, tabii elbet böyle bir hassas analiz yeteneğiniz varsa.
k. Adayları şirket, pozisyon, maaş hakkında doğru bilgilendirin. İşverenlerin yaptıkları en büyük hata karşılarında nitelikli bir aday gördüklerinde onu işe alabilmek için şirketlerini olduğundan farklı tanıtmaları, hiçbir zaman yerine getiremeyecekleri vaadlerde bulunmalarıdır. Nitelikli aday ismi üzerinde niteliklidir. İşverenin olası bu şekildeki “yalanlarını” çok kısa sürede farkeder ve gider. Adaylara sarfettiğiniz söylemlerinizde, şirket hedeflerinizde gerçekçi, doğruyu söyleyin.
l. Mülakatlar işe alım yapmak hedefinin yanında şirketin Halkla İlişkiler ( PR) süreçlerine dahildir. Bir mülakat etabında kimi zaman beş, kimi zaman on beş kişi ile görüşür şirketler ve görüşülen adaylardan belki birisi işe alınır, belki alınmaz bile. Ancak görüşme etabında adaylarla girilmiş olan diyalog sürecince patron/yönetici şirketini tanımlarken, adaya davranışları, özeni ile aslen kurumunun halkla ilişkiler süreçlerine, tanıtımına katkı sağlamaktadır. Hatta bu konuda benim İ.Ü. İletişim Fakiltesi hocalarından biri ile ufak bir tartışmam bile olmuştu. Hocamız bana ‘İnsan Kaynakları, Halkla ilişkiler süreçlerinin bir parçasıdır’ açılımını getirmişti ve dayanağı mülakatlarda adaylara yönelik yapılan şirket tanımtımları, hatta reklamlarıydı. Buradan şöyle bir çıkarıma gidebiliriz; eğer adaylarınızı mülakatlarda hırpalarsanız, kurumunuzun PR’ını “insan hırpalarız, saygımız yoktur” şeklinde yapmış olursunuz hatta normal hayattaki potansiyel bir müşterinizi de kaybedersiniz.
m. Adaylara mülakat sonuçlarını bildirilmesi hakkında bilgilendirme. İşverenin mülakat sürecindeki önemli bir sorumluluğu adayı mülakat sürecinin seyri hakkında bilgilendirmektir. İş yoğunluğundan dolayı konuştuğunuz belki yirmi adayı tek tek aramak istemeyebilirsiniz. O zaman onlara şöyle söyleyebilirsiniz: “Olumlu adaylarımızı çarşamba gününe kadar tespit edeceğiz ve Çarşamba günü mesai saati bitimine olumlu adaylarımız ile bağlantı kuracağız. Bizden bir telefon almazsanız başka adaylar üzerinde yoğunlaştığımızı anlayabilirsiniz”. Bu şekilde adaylarda sizden sadece Çarşamba günü boyunca telefon beklerler, telefon alırlarsa ne mutlu, almazlarsa da “sağlık olsun” deyip arayışlarına devam ederler. Ama lütfen adayları bildirimsiz bırakmayın, bu bekleme ve beklenti halindeki bir kişiye yapılabilecek en büyük kötülük ve saygısızlıktır.
Hangi ortamda olursa olsun mülakat kelimesi geçince hemen mülakata girecek kişi algılanır ve adaylara hemen “şunu yap, bunu yapma” gibi tavsiyelerde bulunulur. Ama yazımın başlığından anlaşılacağı üzere benim üstünde duracağım konu adayların değil, mülakata alacak olan işverenin sorumlulukları üzerine.
Bir patron/yönetici olarak insan kaynağı ihtiyacını tespit ettikten sonra 1) şirket içinden, 2) referans, 3)internet ilanı, 4)gazete ilanı yollarından biri veya birkaçı veya hepsi vasıtasıyla uygun kişinin arayışına başladınız. Adım adım neler yapacaksınız?
a) Uygun kişinin genel nitelik ve yetkinliklerini yazılı olarak tespit edin. Okul durumu, tecrübe, teknik bilgi, yabancı dil bilgisi, davranışsal özellikler, yetenekler, maaş seviyesi vs gibi tespitlerini yapın. Yapacağınız çalışma süresinde gerçekçi olun, ihtiyacınız olandan fazlasını yazarak işgücü israfına neden olmayın. Küçük bir not; cinsiyet ayrımı, oturma lokasyonu, yaş aralığı gibi detayları vermek aslen uluslararası insan hakları kapsamında suçtur ancak ülkemizde halen bu gibi tanımlamalar kullanılmaktadır. Siz dilerim kullanmamayı tercih edersiniz.
b) Seçtiğiniz uygun mecra(lar) için bir ilan hazırlayın. İlanınızı iki bölümden oluşturun : genel nitelikler ve görev tanımı. Bu içerik sizin de daha organize düşünmenizi sağlayacaktır.
c) Eğer arayışınız gizli nitelikte değilse ilanı şirket panosuna ve tercihen internet kanalı ile duyurun. İnternette seçtiğiniz ilan sitelerinden alacağınız CV niteliğinin kesinlikle aynı olmayacağını söylemeliyim. İşveren iş arayan kişinin mutlaka başlıca bütün insan kaynakları ilan sitelerine özgeçmişini bıraktığını düşünür doğal olarak. Ama tecrübelerim bunun kesinlikle yanlış bir görüş olduğunu bana göstermiştir. Site ismi vermemekle birlikte ucuz etin yahnisinin her zaman yavan olduğunu yazmakla yetineceğim. Gazete ilanları günümüzde internetle rekabet edemediklerinden dolayı önemlerini hem maliyetli, hem de hedef kitleye ulaşamama nedeniyle yitirmişlerdir. Gazete ilanlarını büyük firmalar çoğunlukla PR amaçlı vermektedir.
d) İlanınızı tercihen internet sitesi vasıtasıyla çıktıysanız gelen özgeçmişleri sitelerin sunduğu filtreleme imkanlarını kullanmadan tarayın. İnternet sitelerinin özgeçmiş aktarım şablonları özellikle tecrübe düzeyi arttıkça yetersiz hale gelmektedir. Bu nedenle filtreleme fonksiyonunu kullanarak size uyabilecek birçok adayı hiç görmeden eleyebilirsiniz.
e) İdealinde en az iki etaptan oluşacak mülakat süreciniz için uygun özgeçmişleri tespit ettikten sonra birinci etap mülakatları bir-iki gün içinde bitecek şekilde düzenleyin. Görüşmeleri seri bir şekilde bitirmenizin nedeni konsantrasyon kaybetmemekdir. Mülakatlar sonunda adayların özgeçmişlerini yanyana koyduğunuzda aralarından hangi üç-beş tanesi ile tekrar görüşebileceğinizi hemen tespit edebileceksiniz.
f)İlk mülakat etabında işverenin en önemli sorumluluğu adayları davet noktasında ortaya çıkar. Davet telefonunu açan kişi şirketin adaya kendisini tanıttığı ilk andır. Aday sizden gelen telefonu beklememektedir. Dolayısıyla mülakat davetini yapan kişi telefonda kaba, umursamaz bir şekilde konuşursa bu adaya son derece olumsuz yansır. Genelde adayların mülakata gelmemelerinin en önemli nedenlerin biri kendilerine yapılan mülakat davetinin son derece “sevimsiz” olmasıdır. Telefonu açan kişiye yaptığı işin önemini, şirketi temsil ettiğini, bunun bir çeşit PR çalışması da olduğunu dikkatle anlatın. Hatta telefonu açan kişiye ek sorumluluk bile verebilirsiniz. Ondan telefon açtığı adayın telefonda nasıl konuştuğunu not etmesini isteyin. Çünkü adaylar genelde telefonda nasıl konuşuyorsa karşınızda da aynı tavırda olacaktır. Kısacası aslen adayları telefonla davet mülakatın gerçek başlangıç noktasıdır.
g) Mülakat öncesi bir diğer önemli konu elbette özgeçmişlerin iyi okunmuş olmasıdır. Eğer size başvurak kişilerin özgeçmişlerini dikkatle okumazsanız, satır aralarını görmeye çalışmazsanız, yani başvurular için zaman ve emek harcamazsanız uygun nitelikteki adayları doğal olarak çıkartamazsınız.
h) Çağırdığınız adayın işinizde ihtiyaç duyduğunuz özellikle sahip olup olmadığını anlayabileceğiniz beş ile on arası soru tespit edin ve mülakatlarınızı bu sorular çerçevesinde yapılandırın. Bu sayede mülakatlarınızı standardize etmiş ve dağılmadan çalışmış olursunuz.
ı) Mülakat öncesinde tercihinize kalmış ama benim önemle tavsiye edebileceğim bir başka konu ise şirketin kendi başvuru formunu hazırlaması, bastırtmasıdır. Şimdi diyebilirsiniz ki, e zaten elimde hem klasik özgeçmiş var, hem de internet şablonu, ne gerek var üçüncüsüne? Çok gerek var. Siz bir başvuru formu doldurtarak adayınızdan sizin için ilk işini yapmasını istiyorsunuz. Acaba aday bu işi nasıl yapacak? Size pırıl pırıl doldurulmuş bir formu mu verecek, yoksa çarpuk çurpuk yazılmış, “bana amma eziyet ediyorsun” der gibi doldurulmuş bir form mu? Hatta bazıları formun belirli yerlerine “cv’ime bakın” yazar, ben onlara içimden çok gülerim, elbette ki üzüntüyle. Daha ilk istediğiniz performansın karşılığı bu oluyorsa, diğerlerinin nasıl olacağını sizin hayal gücünüze bırakıyorum.
i) Mülakat yapacağınız ortam mümkün olduğunca sade, gösterişsiz, temiz, gürültüden uzak olsun. Kalabalık bir odada mülakat yapmak adayın gereksiz heyecanlamasına, dikkatinin dağılmasına neden olabilir.
j) Bir adayla yapacağınız mülakatın ortalama süresini iyi tespit edin ve görüşme programınızı buna göre oluşturun. Örneğin bir muhasebe elemanı pozisyonu için görüşme süresini 20 dakika olarak belirlediyseniz sonrasına beş dakikalık bir ara koyarak diğer adaya görüşme saati verin. Beş dakikalık arada hem siz nefes almış, hem de mülakatın sarkma ihtimaline karşı önlem almış olursunuz. Mülakat etaplarında elbet en ideali adayları hiç bekletmemektir ama kimi zaten bu bekletme gerçekleşir, söz konusu olumsuzluğu telafi edebilmek ise mülakatı yapan kişinin güleryüzlülüğüne bağlıdır.
k) İlk mülakatın tanışma amaçlı olduğunu unutmayın. Bu nedenle ilk mülakatı adayla birebir yapmak daha faydalıdır. Eğer adayı beğenirseniz ikinci yani iş bilgisinin daha derinlemesine görüşüleceği mülakatta sizin dışınızda işin uzmanı/müdürü olan kişiyi de yanınıza alarak adayınızla üçlü görüşme organize edebilirsiniz.
l) Adayın teknik bilgisi hakkında daha net bilgilere ulaşmak istiyorsanız cevap vermesi yarım saati aşmayacak şekilde hazırlanmış bir bilgi testi hazırlayabilirsiniz. Özellikle mühendislik gibi teknik altyapı ve yabancı dil bilgisi gerektiren pozisyonlarda bu uygulama size ikinci etap görüşme öncesinde büyük faydası olabilir.
m) Adayın giyim kuşamı kadar mülakata alan kişinin de dış görüntüsü, temiz kokması çok önemlidir. Bir adayın şirket adına ilk duyduğu ses telefonda onu görüşmeye çağıran kişidir demiştik. Ayrıca kapıdan karşılayarak olası başvuru formunu doldurtan kişi de terli toplu olmalıdır. Mülakat aşamasında ise aday ilk kez şirketin yetkili ağızı ile karşılaşır. Dolayısıyla mülakatı yapacak kişinin dış görüntüsü, güleryüzlülüğü, el sıkışı da aday açısından şirket adına ilk izlenimi oluşturacaktır. Unutmayın, mülakat iki taraf içinde bir alışveriştir. İşveren maalesef mülakat aşamasında kendisini dominant görmek gibi bir hataya düşer ve bana göre iş hayatı adına çok temel bir yanlışı yapmış olur.
Sözün özü; işverenler lütfen dersinizi iyi çalışmadan mülakat etabına geçmeyiniz.
Bir sonraki yazımda “mülakat esnasında işverenin sorumluluklarını” inceleyeceğim, görüşmek üzere 🙂
Kariyerimin daha ilk senelerindeydim. Türkiye’nin, hatta dünyanın önce gelen firmlarından biri beni görüşmeye çağırdı. Çok heyecanladım. Giyindim, kuşandım, kendimden çok emin gittim şirket merkezine.
Beni yaşıtım diyebileceğim bir hemcinsim mülakata aldı. Klasik tanışma sorularından sonra kritik an geldi ve kilit soru yöneltildi : Nasıl çalışırsınız?
Her zamanki güleryüzlü ben, daha da bir şen ifade ile “Eğlenerek” dedim.
İK uzmanının yüzü birden asıldı adeta ‘Ne gayri ciddi bir tip böyle karşımdaki’ dercesine.
Tahmin edebileceğiniz gibi bu cevabımdan sonra mülakatın gerisi kısa sürdü ve elendim. O dönemde çok düşünmüştüm, kendimi sorgulamıştım, yanlış mıdır eğlenerek çalışmak, çalışmaktan coşku duymak diye.
Şimdi ise bu sorunun cevabını çok iyi biliyorum; eğer bir kişi yaptığı işten keyif almıyor, iş üstündeyken eğlenmiyor, coşku duymuyorsa verimli ve yaratıcı asla olamaz. Ekibini iyi yönetemez, liderlik yapamaz, iş üretimi kalıcı olamaz.
Siz siz olun, eğer bir işte çalışırken veya yönetirken hiç eğlenmediğinize, keyif almadığınıza, coşku duymadığınıza kanaat getiriyorsanız, derhal o işi bırakın, farklı alanlara kaymaya, neden zevk aldığınızı bulmaya çabalayın.
Yeni mezun bir genç, karşımda oturuyor, temiz bir özgeçmiş yazmış, ellerine sağlık. Ama arıyorum, arıyorum, dört yıllık üniversite hayatı boyunca uzun geçen yaz tatillerinde neler yaptığını göremiyorum, okuyamıyorum. Soruyorum “Stajlarınızı yazmayı mı unuttunuz?
Hayır, karşımdaki bu genç stajlarını yazmayı unutmuş değil, dört yıl boyunca tatillerde hiç staj yapmamış.
Mühendislik bölümlerinde okuyan öğrencilerin lanet ettikleri bir zorunluluktur stajlar, onlarsız okuldan mezun olunamaz. Keşke aynı zorunluluk sosyal ve idari bilimlerde okuyan öğrencilere de getirilse. O zaman etrafta “ben ne yapacağım?” diye dolanan bir sürü genç görmezdik.
“Eğitim şart” der gibi sürekli tekrarlıyorum yakınıma gelen gençlere “Staj şart“.
Neden?
Stajlar, bir gencin kariyeri adına ne istediğini değil, ne istemediğini anlamasını sağlar.
Stajlar, bir gencin kurumsal ortamdaki atmosferi ilk kez soluduğu zaman dilimidir. İşyerleri, iş ilişkileri okul hayatına benzemez. Stajlar bu gözlemi yapmak, ortamla, iş arkadaşları, yöneticiler ile empati kurmak için en mükemmel fırsattır.
Staj süreçleri bir gencin yetkinlikleri, kişilik özellikleri bakımından kendisini sorgulayabileceği çok önemli bir süreçtir. Gerçek hayata atılmış bu yarım adımda aslen kişi hayatının geri kalanının nasıl olacağını da sezinleyebilir. İş varsa çalışıp, iş yoksa boş oturmayı mı tercih ediyorsunuz? Aman dikkat ! Kariyeriniz boyunca da aynı tutum içinde olma ihtimaliniz yüksektir.
Mühendislik bölümlerindeki zorunluluk dışında, bireysel tercih ile staj yapmış olmak bir gencin işe, iş hayatına duyduğu hevesin göstergesidir.
Staj yapmış bir genç ile staj yapmamış olanın mülakatları birbirinden çok farklı seyreder. Staj yapan genç sanki yarın işe başlasa hemen üretken olacakmışcasına kendisine güvenlidir. Diğerinin işe karşı ürkekliğini hissetmek içinse İnsan Kaynakları profesyoneli olmanıza bile gerek yoktur.
Son söz olarak,
lütfen gençler, yaklaşan uzun yaz tatili boyunca yan gelip yatmayın, kendinize staj yapacak şirketler bulun ve bireysel gelişiminize yatırım yapın.
lütfen işverenler, işlerinizin verimliliğini arttırmak için staj yapmış gençleri tercih edin.
Üst ve orta kademe işe alımlarda paylaşımın karşılıklı verimliliği ve mülakat yapılandırmak açısından bu tarzda sorular görüşme esnasında rahatça yöneltilebilir.
1. İLİŞKİ YÖNETİMİ : Uzlaşmacı ve sabırlı bir tavır sergilediğiniz bir deneyiminizi anlatınız.
2. İŞ SORUMLULUĞU : Özverili çalışmanız sonucunda şirket hedeflerine önemli katkı sağladığınızı düşündüğünüz bir deneyiminizi anlatınız.
3. KARAR VERME : Bir karar alırken kararın artı ve eksilerini değerlendirdiğiniz bir durumu anlatınız.
4. ANALİTİK DÜŞÜNME : Karmaşık, içinde bir çok birbirini etkileyen faktör barındıran bir olayı analiz ettiğiniz bir deneyiminizi anlatınız.
5. ORGANİZASYON & PLANLAMA & KOORDİNASYON : Aynı anda değişik yerlerden gelen farklı isteklere zamanında cevap vermek durumunda kaldığınız bir deneyiminizi anlatınız.
6. ZAMAN YÖNETİMİ : İşlerinizi doğru bir şekilde öncelendirdiğiniziden dolayı, kısıtlı zamana rağmen başarı ile sonuçlandırdığınız bir görevinizi anlatınız.
7. PROBLEM ANALİZİ VE ÇÖZÜMÜ : Ortaya çıkabilecek büyük bir problemi meydana gelmeden önlediğiniz son olayı anlatınız.
8. RİSK ALMA : İş bitiriciliğiniz sayesinde önemli ve zor bir görevi tamamladığınız bir deneyiminizi anlatınız.
9. STRATEJİK BAKIŞ AÇISI : Sektör ve piyasa ihtiyaçlarını takip ederek kurumunuzda oluşabilecek talepleri öngördüğünüz bir deneyiminizi anlatınız.
10 .TİCARİ ODAKLILIK : Şirketinize önemli fayda getireceğini sezdiğiniz bir iş fırsatını nasıl değerlendirdiğinizi anlatınız.
11. EN BÜYÜK BAŞARI : Bugüne kadarki iş hayatınızı değerlendirdiğinizde en büyük başarınızı nasıl tanımlarsınız ?
Bugün sevdiğim bir iş arkadaşım bana bir arkadaşının başına gelenleri anlattı. Dinledikçe afalladım, afalladıkça sinirlendim, sinirlendikçe -güldüm- ve sonunda tek bir yorum yaptım : PES
Olay aşağıda yazacaklarımdan ibaret, okuyalım, düşünelim…
Söz konusu iş arkadaşımın arkadaşı iş görüşmesi için dıştan bakıldığında normal görünüp, içten dindar değil, “dinci” olan bir şirkete görüşmeye gidiyor. Mülakat sırasında sorulan sorulardan bazıları aşağıda sıralanmıştır, yorumu size bırakıyorum. Belki siz de benim “kibar” yorumuma katılırsınız.
1. Akşamları eve en geç kaçta dönersiniz ?
2. Sizi mahallenizde araştırsak sizin için ne derler ?
3. Hep böyle dar şeyler mi giyersiniz ?
4. Neden boşandınız ?
4. Anneniz tesettürlü mü ?
5. Anneniz evde ne yapar ?
6. Hayatta kendinizi en kötü hissettiğiniz an hangisi ?
7. Farzedelim sizi bir sapık telefon ile aradı, nasıl konuşursunuz ?
8. Eşinizden neden boşandınız ?
Bunlar kadını meta yerine koyan, sadece cinselliği düşünen sapkın beyinlerin üretebileceği sorulardır. Görüşmeye giden kişiye işi yapıp yapamayacağı hakkında hiçbir soru sorulmamıştır. İş üzerine sadece sabah saat 08:30’dan 19:30’a kadar çalışılacağı ve 15 dakikalık bir yemek arası olacağı belirtilmiştir. Arkadaşım bu olayı anlattıktan sonra kendisine rica ettim. ” Lütfen arkadaşına söyle, bana ona sorulan soruların hepsini yazsın “.
Bu bir insanlık dramı ve ayıbıdır. İşte ucunu bırakırsak Türkiye gittiği noktaya çok güzel bir örnektir olay. Körler gözünü açsın. Kökten dinciliğin erkeklerin gündelik hayatlarını etkilemiyor olması nedeniyle, erkeklerin bu tip sapkın davranışlara maruz kalan kadınlara karşı duyarsız ve durumu umursamaz davranmaları bence en büyük problemdir.
Mülakat sırasında sorulan en esaslı soru ise şu : Size nasıl güvenebiliriz, dürüst müsünüz ? ?
Sözü geçen mülakatı yapan zatı tanıyorum. İlk karşılaşmamızda -güvenilirlik ve dürüstlük- konusunda ona gülerek şu soruyu soracağım :
Bana baktığında ne görüyorsun ? Sence ben nasıl biriyim ?
Ben onun bana baktığında ne gördüğünü kendi adımdan iyi biliyorum. Bakalım ne cevap verecek ? Bakalım dürüstlük ve güvenilirlik kavramı bu kişi için neymiş ?
Ben aydın bir Türk kadını olarak ne mi yapacağım ? “Allah” kavramına yakışmayan bu adamlarla sonuna kadar savaşacağım.
Mülakatı yapan insan kaynakları uzmanının aslında genel soru anahtarı çok basittir.
