İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi – HRIS, insan kaynakları yönetimi ile bilişim teknolojilerinin buluştuğu noktanın tanımıdır. Kurumlar, bilişim teknolojilerinin verdiği donanım ve yazılım hizmetlerini insan kaynakları fonksiyonlarını işletmek için kullanırlar. Bu işletme insan kaynaklarına ait her türlü verinin girişi, kontrolü, sorgulaması, geliştirilmesini içerir.

HRIS veritabanı günümüzde artık kurumların en değerli kıymeti konumda. Bir şirketi başarıdan başarıya taşıyacak insanların özlük bilgilerinden başlayarak, performans değerlendirmeleri, eğitim ve gelişim süreçleri, yetenek analizleri, başarı planları HRIS ile takip edilir. Çalışanların sistemli takibi, insan yönetimini “keyfilikten” çıkartıp “kurumsallaşmasını”sağlar. Özellikle mülakatlarda adayların “kurumsal bir firmada çalışmak istiyorum” talebinin İK’cıların zihnindeki karşılığı “HRIS’i olan bir firmada çalışmak istiyorum” dur.

Madem HRIS bu kadar önemli, o zaman HRIS teknolojisini şirketimizde kurmak için neler yapmalısınız?

1. Mevcut insan kaynakları uygulamalarınızı, ihtiyaçlarınızı, hedeflerinizi iyi analiz etmeli, tanımlamalısınız. Kısacası ilk başta siz dersinizi iyi çalışmalısınız.

Şirketinize uygun İK yazılım arayışına girdiğinizde serviste neleri sorgulamanız gerektiğini bilmek çok önemlidir. Sizin uygulamalarınız ile incelediğiniz İK çözümü örtüşmeyebilir. Ama bunu mutlaka olumsuz olarak algılamayın. Bazı İK yazılımları sizin HRIS’inizi ileri taşıyacak vasıflara sahip olabilir. Bu aşamada ihtiyaçlarınızı ve hedeflerinizi saptayarak bir arayışa geçmiş olmanız çok mühimdir.

2. İK yazılımlarının teknik altyapısını, yeterliliklerini iyi incelemelisiz.

Bazı İK yazılımları teknik altyapısı güçlü olmadığı için İK’cıya veri girişi esnasında gereksiz iş çıkartabilmektedir.  Veya bazı yazılımlar şirkette kullanılan diğer yazılımlar ile entegre çalışamamakta, farklı kaynaklardan veri çekememektedir. Bazılarında ise sistemden excel formatında veri çekişi çok zayıf olabilmektedir.

Bir diğer konu da bakım işlemleridir. Satınalmayı planladığınız İK yazılımı için sık sık eğitim, bakım ve güncelleme talebiniz olacaktır. Bu taleplerinizin karşılanıp, karşılanamayacağından emin olun. İK yazılımının kullanımı sonrasında karşınıza çıkacak farklı maliyetlerin neler olacağını mutlaka öğrenin.

Eğer web tabanlı bir İK yazılımı almayı planlıyorsanız verinin nerede, kimde, nasıl duracağını netleştirmelisiniz. Kendi teknik hazırlıklarınızı ve maliyetlendirmenizi de bu doğrultuda yapmalısınız.

3. İK yazılımı satınalma sürecinde kim söz sahibi?

Kimi zaman İK’cılara danışılmadan şirketin üst yönetimi tarafından satınalımı gerçekleştirilen İK yazılımları verimlilik bir yana sadece sorun kaynağı olabilmektedir. Bu nedenle pek çok İK’cı satınalınan yazılımı kullanmak yerine kendi metodları ile iş süreçerini yürütmeye devam etmektedir.

4. İK yazılımı şirketin İK süreçlerinin gelişimine cevap verebilecek yapıda mı?

İş hayatında hiçbir şey sabit değil. Hele İK süreçleri asla. Dolayısıyla satınalmayı düşündüğünüz İK yazılımının da geliştirilmeye ne kadar uygun olduğu, kimler tarafından geliştirildiğini mutlaka sorgulayın.

Örneğin Yetenek Yönetimi süreçleri son dönemde İK yazılımlarında büyük değişikliklere neden oldu. Sadece “Yetenek Yönetimi” ismi ile piyasaya sürülen yazılım ürünleri bulunuyor.

5. Veri girişi kim tarafından yapılıyor?

Günümüzde en başarılı kabul edilen İK yazılımlarında veri girişleri İK değil, çalışanlar ve yöneticiler tarafından yapılmaktadır. İK sadece takip eden, sorgulayan ve raporlayan konumundadır.

6. İK yazılımının güvenlik durumu nedir?

Özellikle web tabanlı İK yazılımlarında güvenlik çok önemli bir sistem girdisi olarak devreye giriyor. İK yazılımının güvenliğinin nasıl sağlandığını mutlaka sorgulayın.

7. Eğer imkanınız var ise kendi İK yazılımınızı üretin/ürettirin.

Eğer İK yönetiminizden memnun iseniz kendi yazılımınızı üretmenizi veya ürettirmenizi en doğru çözüm olabilir. Bu şekilde hem teknik, hem uygulama, hem de gelişim açısından bütün isteklerinize, hedeflerinize kavuşursunuz. HRIS’inizi yarım yamalak kavrayacak bir dış kaynak kullanarak boşuna vakit kaybetmeyin.

.

Yazı dizisinin birinci bölümü için tıklayın. Üçüncü bölümde bir örnek üzerinden konyu işlemeye devam edeceğim.