“Danışman” Yetkinliğine Sahip İK Çalışanı Olmak Nedir?
İK Çalışanı, Danışman Yetkinliğine Nasıl Sahip Olur?
Performans Standartı Nedir? Neden Gereklidir?
Bir Çalışan Görev Tanımı Üzerinden Ölçülebilir Mi?
Bölümler Birbirlerinin Kesişen Süreçlerinin Performanslarını Ölçebilir Mi?
E-performans nedir?
Neden E-performans?
Performans değerlendirme yazılımımızı nasıl yapabiliriz?
Sosyal performans nedir?
7 Geese isimli sosyal performans uygulamasını inceleyin.
Performans Değerlendirme Sistemi Neden ve Nasıl Kurulmalıdır?
Kurumsal Performansın Ölçümlenmesi Bireysel Performans Sisteminin Kurulmasında Neden önemlidir?
Performans Değerlendirme Sistemi Projesini Nasıl Yürütmeliyiz?
Hedefleri Nasıl Ölçmeliyiz?
Yetkinlikleri Nasıl Yapılandırmalıyız?
Performans Kültürü Oluşmak Yolunda Takdir ve Teşekkürün Önemi Nedir?
Geri Bildirim Görüşmesi Neden Önemlidir?
Ödüllendirmek Neden Önemlidir? Çalışanlar Nasıl Ödüllendirilir?
Performans Değerlendirmesi sisteminin nasıl kurulması gerektiğine dair gelecek videomda e-performans ve diğer alt detaylar konusu üzerinde durmaya devam edeceğim 🙂
Kaynağım İnsan’da Mart ve Nisan aylarının gündemi Performans Değerlendirme.
Şirketler için stratejik önem taşıyan, İnsan Kaynakları içinse oldukça sancılı geçen Performans Değerlendirme uygulaması hakkında yazılacak çok konu var. Bir de dün yayınladığım yazımda belirttiğim gibi konu hakkında çok güzel eserler yazan ve İK bilgi dünyamıza sunanlar da var. Bahsettiğim kişi Yrd. Doç. Dr. Kurtuluş Kaymaz, kitabının ismi ise “Performans Değerleme ve Çalışan Verimliliği – Performansta Geri Bildirim”.
Performans değerlendirme sistemi nasıl kurulur, yetkinlik nasıl yazılır, form nasıl tasarlanır, hedef nasıl koyulur diye merak edenler bu kitapta aradıklarını bulamazlar. Ama eğer performans değerlendirmenin özünde ne olduğunu, ne olması ve nasıl işletilmesi gerektiğini anlamak istiyorsanız bu kitabı okumalısınız.
Kaymaz kitabını üç ana bölüme ayırmış:
Birinci bölüm, benim dün vurgusunu yaptığım geri bildirim üzerine. Geri bildirim sürecini hem değerlendiren, hem de değerlendirilenler için davranışlar üzerinden gerçekten detaylı bir şekilde ele almış yazar.
İkinci bölümde ise performans değerlendirmenin çalışan verimliliğine etkilerini incelemiş. Kaymaz, verimlilik kavramını, performans değerlendirmenin eğitim, ücretlendirme, kariyer planlama ve geliştirme, iş dizaynı (rotasyon, iş genişletme, iş zenginleştirme ) ile olan ilişkileri çerçevesinde sistemleştirerek okucusuna sunmuş.
Son bölüm de, belki benzerini zor bulabileceğiniz, performans değerlendirme üzerine gerçekten bilgilendirici bir araştırma ve sonuçlarına ayrılmış.
Yrd. Doç. Dr. Kurtulmuş Kaymaz, Bursa ve çevresindeki otomotiv ve metal sanayi ağırlıklı üretim kuruluşlarında yürüttüğü araştırmada katılımcı firmalara sormuş: İşletmelerde uygulanmakta olan performans değerlendirme sistemi verimliliği arttırır mı?
Araştırmada yer alan hipotezler doğrultusunda katılımcı şirketlere yöneltilen sorular ve alınan cevaplar hem düşündürücü, hem de ‘acaba bende bu soruları kendi şirketimde sorsam nasıl yanıtlar alırdım‘ merakını okuyucuda uyandırıcı. Araştırmanın 2009 yılında yani yakın geçmişte yapılmış olması verileri benim neznimde daha da değerli kılıyor.
Bu kitap sadece İK dünyası değil, iş dünyasında aktif olan herkesi ilgilendiriyor. Çünkü en tepedekinden, en alt seviyedekine kadar bütün ücretliler öyle veya böyle ölçümleniyor, geri bildirim alıyor. Neyin, nasıl yapılması gerektiğini bilmek performans değerlendirme sürecindeki tarafların işini sadece kolaylaştırır, süreci verimli kılar.
İnsan kaynakları bölümlerinin şirketin stratejik amaç ve hedeflerine ulaşması için geliştirmesi ve işletmesi gereken en önemli uygulamalarından biri performans değerlendirme sistemidir. Şirketlerimiz için taşıdığı öneme rağmen çalışanların performanslarını sağlıklı ölçtürmek konusunda İK bölümlerinin oldukça zorlanmakta olduğu aşikardır.
Neden sağlıklı performans ölçemiyoruz? sorusuna cevap aradığım yazımın ilk bölümünde, performans ölçebilmeyi engelleyen şirketlerdeki iki büyük boşluktan bahsetmiştim. Birincisi “stratejik yönetim bilgi ve tecrübe eksikliği” idi.
İkincisi ise, performans değerlendirme sürecinde yer alan değerlendirici ve değerlendirilenlerin geri bildirim verme ve geri bildirim alma konusundaki bilgisizlikleri ile bilgisizlikten kaynaklı kaygı, korku ve önemsizleştirme tutumlarıdır.
Geri bildirim vermek ve almak süreci performans değerlendirmenin en can alıcı noktasıdır. Şirketinizde ister tek yönlü, yani sadece yöneticinin altını değerlendirdiği sistemi, ister çoklu, yani 360 dereceye kadar varabilecek zenginlikte tarafın birbirini değerlendirebildiği sistemi işletin, eğitimsizyola çıkmayın.
Geri bildirim, bir iş iletişimi metodu olarak aslında her iş gününde bifiil yaşadığımız, yaşamamız gereken bir durumdur. Biz İK bölümleri sadece bu süreci formelleştirip periyotlara bağlayarak başka İK uygulamaları ile etkileşimini sağlıyoruz. Örneğin eğitim, kariyer gelişimi, ödüllendirme gibi. Bu nedenle bir şirketteki yönetici ve çalışanlar geri bildirim verme ve almayı içselleştirmeli, onlara İK’nın dayattığı bir zorunluluk olarak görmekten kurtarılmalıdır.
Geri bildirim vermek bana göre bir yöneticinin en önemli yöneticilik ve liderlik sınavıdır. Yönetici, uzmanlık alanındaki iş süreçleri yürüten, ekibini yöneten kişidir. Hedefleri saptayan ve dağıtandır. İş süreçlerinin verimliğini, hedeflerin tutturulma oranlarını ve çalışanların etkinliğini ölçemeyen bir yönetici başarılı olamaz. Diğer taraftan, ekibini ölçtüğünü iddia ettikten sonra onlara geri bildirim vermeyi beceremeyen yöneticilerin de ekiplerinin parlak iş sonuçları çıkarmasını beklemek Polyannacılık oynamaktan başka birşey olmaz.
Bir çalışanın iyi veya yetersiz performansı üzerinden geri bildirim vermek elbette kolay değildir. Zaten kolay olsa idi, herkes çok iyi yönetici sıfatını alırdı. Böyle bir durum yaşamadığımıza göre size tavsiyem, vasat iş çıkartan bölümlerdeki “aksak olduğu iddia edilen” iş süreçlerine odaklanmaktan ziyade içerideki geri bildirim kalitesini inceleyin, sizi çok daha direkt sonuçlara götürecektir. Bir yönetici işlerin performans standartlarını belirlemeden ve bu standartları çalışanları ile paylaşmadan ekibinin performansını ölçmeye kalkıyor ise, o bölümdeki geri bildirim bizleri ne istediğimiz kurumsal, ne de çalışanlar bazlı gelişim hedeflerine ulaştırmayacaktır.
Geri bildirimi alan çalışanların da, bu süreci anlama, yaşama, talep etme tutumları özenle yapılandırılmalıdır. Negatif geri bildirim almak dünyanın sonu değildir, pozitif geri bildirim almak da sizin her daim böyle olacağınız anlamına gelmez. Geri bildirim görüşmesine hazırlanarak girmek, sürece yönelik beklentileri tanımlamak, beklentilerine karşılık bulmak ve süreç sonunda da çıktılar üzerinden aksiyon almak çalışanların geri bildirim sürecini sağlıklı işlettiklerinin göstergesdir. Her geri bildirim görüşmesi “gelişim yönündeki alınacak aksiyonlar” ile kapatılmalıdır.
Kurumsal strateji haritası ve karnesi mevcut olan bir şirkette etkin geri bildirim vermek hedefindeki başarılı kabul gören bir yöneticinin, ekibinin performans standartlarını belirledikten ve gerekli geri bildirim eğitimleri de aldıktan sonra sağlıklı performans değerlendirememe ihtimalini çok düşük buluyorum.
.
Yarın performans değerlendirme ve geri bildirimi le ilgili sizlerle gerçekten faydalı bulduğum bir kitabı paylaşacağım. Kaynağım İnsan’ı takip edin. 🙂
Liderlik üzerine yaptığım okumaların sonuncusu Roger Martin’in Ters Açı – The Opposable Mind isimli eseri. Roger Martin’in “Başarılı Liderlerin İlkesi” olarak tanıttığı yaklaşımın ne olduğunu merak ettiğim için kitabı hiç bekletmeden okuma listemin başına aldım.
Kitabın içeriği hakkında yazmaya başlamadan önce size bu eserin “yenilikçi-inovatif, entegre düşünebilen lider” profilini çok başarılı şekilde süreç bazlı detaylandırdığı söyleyebilirim.
Roger Martin, başarılı liderlerin ortak özelliğinin “bütünleyici düşünmek” olduğunu söylüyor. Bütünleyici düşünebilen insanlar kimdir diye soracak olursanız, onlar zihinlerinde birbirine zıt fikir veya düşüneceleri tutarak onların ahengini sağlayan ve işlevselleştiren insanlardır. Bu profildeki insanlar son derece karmaşık tablolardan veya problemlerden yepyeni bakış açıları ve çözümler üretebilenlerdir. Bu profildeki insanlar bir sorun olduğunda çözüme “ya o, ya da bu” diye yaklaşmazlar. Onlar alternatiflerin avantajlarını ortadan kaldırmaksızın, çözümü bütün avantajları birbirine entegre ederek, bütünleştirerek bulurlar.
Martin, bütünleyici düşünenlerin bu süreçte üç aracı kullandığını ileri sürüyor:
1. Yaratıcı muhakeme: Bir durumun, olayın, problemin ne olduğunu analiz etmekten çok, ne olabiri araştıran muhakeme şekli. Batı bilimi ve eğitim sistemi çözüme analitik düşünme dediğimiz tümden gelim -ne olmalı- mantığı ve tüme varım -deneysel gözlemden kurallar çıkartmak- mantığı ile ulaşmaya çalışır.
Tümdengelimci mantık, önceden varolan bir teori veya model gerektirir. Tümevarımcı mantık ise birbirini tekrarlayan gözlem ve deneylerden anlam ve sonuç çıkarmaya çalışır. Ama bir buluş ya da yenilikçilik analitik yaklaşım değil, “zihinde sıçrama” yaratacak bir mantık gerektirir. Bu “dışaçekimci” mantıktır. Yani yaratıcı muhakemeyi kullananlar henüz varolmayan modeller üzerine mantık yürütebilenlerdir.
2. Nedensel Model Oluşturma: Bir model üzerine düşünürken, belirgin olmayan ve çok yönlü neden-sonuç bağlantılarını göz önünde bulundurmamız gerekir. Bu neden-sonuç ilişkilerinden bir sonuç çıkarmaya gelince kişi neden-sonuç ilişkileri arasındaki bütün bağları aklında tutarken, diğer taraftanda çözümün parçaları üzerine teker teker düşünmek zorundadır.
Bütüncül düşünenler nedensel model oluştururken iki çeşit neden-sonuç ilişkisini incelerler. Maddi neden-sonuç ilişkisi (belirli bazı koşullar altında x, y’ye neden olur) ve teleolojik ilişki (y’nin nedeninin ne olduğu ya da y’nin olmasının neden istendiği sorulur). Maddi neden-sonuç ilişkisi ve teleolojik neden-sonuç ilişkisi, istenilen sonuca ulaşmak için olayları birbirine bağlar.
Bütüncül düşünenler, MIT’den Jay Forrester’ın geliştirdiği ve karmaşık sistemlerin hareketlerinin haritalarını çıkaran Sistem Dinamikleriteorisi ve araçlarını kullanırlar (bu bölümü ve örnekleri kitaptan okumalısınız)
3. Savunmaya Yönelik Sorgulama: Bütünleyici düşünenler, bu aracı karşık modelleri, özellikle de kendilerininkine zıt modelleri araştırırken kullanırlar. Bireyler kendi modellerinin doğrulunu şiddetle savunurken aslında zıt modellerin doğrularından, onları yaratıcı çözümlere ulaştıracak ipuçlarından mahrum kalırlar.
Savunmaya yönelik sorgulama aracını kullanlar zıt model sahiplerine şu soruları sorarlar: “Lütfen bana bu inanca nasıl ulaştığınızı söyler misiniz?”, “Bir örnek vererek bu noktayı netleştirir misiniz?, “Senin bu söylediğin benim ileri sürdüğümle nasıl örtüşür?”
.
Bütünleyici düşünmek, deneyimle gelen ustalık ve orjinalliğin gerektirir. Kişi, hayatında daha fazla deneyim kazanarak becerilerini geliştirmek, ustalaşmak için iyimser, spontanlıktan korkmayan, deneysel, esnek, açık tutumlar geliştirmelidir. Ustalık kazara elde edilmez. Ustalık bir deneyimin tekrarlanması değil, ancak ve ancak tutarlı bir deneyimin planlı bir şekilde tekrarlanması sayesinde kazanılır. Orijinallik, deney yapma isteğidir, risk alabilmektir. Yeni gelişen bir olaya spontane olarak müdahale edebilme yeteneği ve ilk başta planlanan veya niyet edilenden başka bir şey denemeye açık olmayı gerektirir.
Bütünleyici düşünenler, aşikar olanı en başta kabul etmezler. Mevcut modellerin o ana kadar bulunmuş en iyi modeller olduğunu düşünür, zıt modellerden hoşlanırlar. Onlar daha iyi bir modelin bulunmak üzere bir yerlerde beklemekte olduğuna inanmakla kalmaz, bu modelin karmaşanın içinden bata çıka ve sabırla kendilerini bulacağına inanırlar. Bütünleyici düşünebilenler en deneyimsiz hallerinde bile işleri yürütmek için mevcut modelleri kullanmak istemez, daha iyi modeller yaratmanın peşine düşerler.
Kitapta yer alan bütüncül düşünen lider örnekleri gerçekten çok etkileyici ve kitabın ana fikrini destekleyeci olduğunu da belirtmeliyim.
Yazımın son cümlesini de kitaptan alıntılayayım:
“Düşünmeden kabul etmeyi reddettiğimizde, zıtların ahengini kurabilen zihni geliştirmek ve onu tam kapasite ile kullanmak için kendimize fırsat tanımış oluruz.”
.
Kaynağım İnsan’ın en sıkı takipçilerinden sevgili Gökhan Yılmaz’ın Roger Martin’in Ters Açı kitabını incelediğim yazısıma katkısı çok büyük oldu. Roger Martin’in kitabı üzerine olan konuşmasına buradan ulaşabilirsiniz. En üstteki videoyu izleyin. Alt videolar tepedeki videonun başıklandırılmış bölümleridir.
Performans değerlendirme yapmanın Türk kültürüne uymadığını yazan, söyleyen pek çok insana rastlayabilirsiniz. Bense kıdemli bir İK uzmanı olarak bunun kültürle hiçbir ilgisi olmadığını, işin tabanında bütünüyle stratejik yönetim bilgi ve pratiği eksikliği ile bilgisizlikten kaynaklı korku duygusu olduğunu söyleyebilirim. Dolayısıyla bu iki büyük boşluğu doldurursanız bal gibi benim memleketimin insanı da çatır çatır performans değerlendirmesi yapabilir, tecrübelerim yapabildiğini gösterdi.
İlk büyük boşluğu “stratejik yönetim bilgi ve tecrübe eksikliği” olarak belirtmiştim.
Dünya, bireysel performansı ölçmek yolunda ilk başta kurumsal performansı, yani maddi varlıklar yanında maddi olmayan varlıkları da süreçlere bağlayarak parasallaştırarak ölçmesi gerektiğini 1990’lı yıllarda Harvard Üniversite’nde Yönetim Muhasebesi Profösörü olan Richard Kaplan ve Stratejik Yönetim Danışmanı Dr. David Norton’dan öğrendi.
Bir yönetim muhasebesi metodu (yani özünde metot içindeki bütün içerik paraya endekslidir) olarak geliştirilen Balanced Scorecard-Dengeli Karne, şu an pek çok uluslarası kuruluşta uyarlanarak kullanılıyor. Dengeli karne metodunun Harvard Üniversitesi tarafından son 75 yılın en etkili, ilham veren yönetim aracı olarak kabul edildiğini de yazmadan geçmeyeyim.
Peki, sizin şirketinizde dengeli karne metodu uygulanıyor mu?
Bu metodu bilenler strateji haritası ve karne içindeki “denge” unsurunun nereden kaynaklandığının de farkındadır. Metodu oluşturan dört perspektifin aralarındaki ilişkinin değiştirilemeyecek akışının hayati öneminin ve maddi olmayan iş süreçlerindeki anahtar başarı ölçütlerinin parasallaştırılmasının ne kadar zor olduğunun da. Ama eğer bu yazdıklarım size zaten birebir birşey ifade etmediyse, bireysel performans değerlendirme sisteminizi sağlıklı işletebileceğiniz hayallerine hemen kapılmayın derim ben.
Sonuç:
Kurumunuz,
1. Strajetik amaçlarını (maddi ve maddi olmayan varlıklarınız çerçevesinde) strateji haritası üzerinden birbiri ile ilişkilendirmediyse,
2. Strateji haritanıza yerleştirdiğiniz amaçlarınızı hayata geçirecek ölçüt ve bu ölçütlerin net sayısal, hatta parasal karşılıklarını süreç bazlı oluşturamadıysanız,
o süreçler içindeki insanların performansını da sağlıklı ölçemezsiniz.
ÖRNEK
Kurum Hedefi:
Sizin için %1’lik müşteri memnuniyet oranının parasal karşılığı nedir? (maddi olmayan varlık)
Bu yıl % kaç müşteri memnuniyeti hedefliyorsunuz?
Müşteri memnuniyeti başarı ölçütü aralıklarınız (skalanız) nelerdir?
Bireysel Hedef ve Ödül:
Kurumun yıllık müşteri memnuniyeti başarı aralıkları çerçevesinde, bu kurum hedefiyle yıllık bireysel hedefi ilişkilendirilen çalışanların performans standartları, başarı aralıkları ve ödül alternatifleri nelerdir?
Bürotime, 1997 yılında kurulmuş bir ofis mobilyaları üreticisi. Turquality belgesine sahip, dünyanın pek çok ülkesine satış yapan yerli ve başarılı bir kuruluş. Evet, bu kadar reklam kokan, özünde ise takdirlerimi ifade etmeye çalıştığım kelimeden sonra sadede geleyim.
Bürotime, kurumsal sloganı olan “İşi Kolaylaştırır”ı genişleterek bütün iş alemine yayan ve Facebook üzerinden ilerleyecek bir yarışma projesi geliştirmiş: İşi Kolaylaştıranlar.
Bürotime şirketlere soruyor: “İş yerinde işi kolaylaştıran bir çalışanınız var mı? Varsa neyi, nasıl kolaylaştırdığını 300 kelime ile yazıp bize gönderin, yarışmaya katılın.”
Yarışmaya başvuru süreci sonunda, gelen aday ‘İşi Kolaylaştıranlar’ arasından Facebook oylaması sonucu en çok oy alanlar ödül almaya hak kazanacaklar. Ödüllerin neler olduğuna dair ufak ipucunu yazımın görselinden alabilirsiniz.
Yarışmayı düzenleyen Bürotime’a bu örnek ve ilham veren, pozitif enerji yüklü organizasyon için teşekkür etmek gerek. Aslında her şirket kendi içinde iş verimliliği ve çalışan etkinliğinin artışını, katılımcılığı teşvik eden böyle yarışmalar düzenleyebilir. Bu vesile ile hem pek çok insanı farklı ödüller vererek mutlu edebilir, hem onları daha etkin çalışmaya teşvik edebilir, günün sonunda da cirosunu arttırabilir.
“YARIŞMA bahane, iş süreçlerine etkin katılımcılık ana GAYE”
Şirketinde İK sistemi işleten veya kurmak isteyen üst yönetimlere “neden böyle bir çaba içindesiniz?” diye sorduğumuzda belirtilen ilk üç gerekçeden biri “çalışanların performanslarını ölçmek için” olur. Elbette çalışanların performansını takip etmek, ölçmek çok önemli. Ne de olsa “ölçemediğimizi yönetemiyoruz”
Sloganımız “ölçemediğimiz yönetemeyiz” ise, bu havalı tanımlamanının sonrasında ben üst yönetimlere bir daha altını çizerek soruyorum:
Yani neden biz çalışanların performansını ölçmek istiyoruz?
Çok uzatmayayım ve ben yazayım.
Biz İK’cılar üst yönetimin talebi doğrultusunda neden mi performans değerlendirme sistemleri kurup ve işletiyoruz, çalışanların performanslarını ölçüyoruz ?
1.Kurumun stratejik amaç ve hedeflerini bireylere indirgeyerek hayata geçirebilmek,
2.Kurumun stratejik amaç ve hedefleri ile çalışanların bireysel performans ve potasiyellerini uyumlulaştırmak,
3.Yönetsel ve stratejik sorunları erken belirlemek ve önlem almak,
4.Doğru iş planlaması ve iş/hedef dağıtımı yapmak,
5.Performans standartlarını objektif ve ölçümlenebilir şekilde belirlemek,
6.Yönetici ve çalışanlarda performans odaklı iş kültürü oluşturmak,
7.İş verimliliği ve çalışan etkinliğini arttırmak,
8.Performans geri bildirimi yapılmasını sağlayarak iş odaklı iletişimi ve çalışanları geliştirmek,
9.Eğitim ihtiyaçlarını belirlemek,
10.Ücretlendirmeye yansıtmak,
11.Ödüllendirme ve takdir süreçlerini yapılandırmak,
12.Yetenek matrisimizi oluşturmak,
13.Terfi, transfer ve yedekleme sistemimizde kullanmak,
14.Şeffaf ve adil yaklaşım ile kurum kültürünü destekleyerek motivasyonu arttırmak,
15.Hissedarları memnun etmek,
Yukarıda sıraladığım maddeleri okumak çok kolay ama tecrübeyle sabittir ki, hayata geçirmek bir o kadar zor. İşin içinde her kademeden ve farklı kişilik yapılarından insan faktörü girince, kağıt üstünde mükemmel yürüyen sistemler, bir anda elinizde patlayabilir. Yetersiz, yararsız, verimsiz ve nihayetinde gereksiz olarak nitelendirilebilir.
Maddelerde renklendirerek belirttiğim kelimelerin her biri bir buzdağının görünen bölümüdür diyebiliriz. Buzdağlarının suyun altında kalan alanlarını analiz ederek, dikkatle, sürdürülebilir şekilde yapılandıramazsanız başarısızlık kapınızı çok kısa sürede çalar.
Performans Yazı Dizisi’nin 2. bölümünde “Çok İstesek De Neden Sağlıklı Performans Ölçemiyoruz?” sorusunun cevaplarını, yani buzdağlarının su altında kalan bölümlerini sizlerin görüşüne sunacağım.