Geçtiğimiz ay Hemen İş Ara.com’dan Müge Torlak benimle bağlantıya geçti. Getirdiği röportaj teklifini sevinerek kabul ettim. İki saate yayılan sohbetimiz süresince hem Müge’nin hazırladığı sorulara cevap verdim, hem de onu tanıdım.

Hemen İş Ara.com ve sevgili Müge’ye bana ve Kaynağım İnsan’a gösterdikleri ilgi için çok teşekkür ederim.  İşte röportaj:

İnsan Kaynakları ve Yönetim Danışmanı aynı zamanda kaynagiminsan.com bloğunun kurucusu olan İpek Aral Kişioğlu ile İnsan Kaynakları üzerine samimi bir röportaj gerçekleştirdik.

1- İpek Hanım öncelikle okuyucularımıza kendinizi tanıtır mısınız?

İlk, orta, lise öğrenimimi T.E.D. Ankara Kolejinde tamamladıktan sonra Ankara Üniversitesi Siyasal Bilgiler Fakültesi, Çalışma Ekonomisi ve Endüstri İlişkileri bölümünü bitirdim. Aslen Ankaralıyım. Ankara’da ki iş imkanlarının kısıtlılığı nedeniyle 1997 yılında İstanbul’a geçmeye karar verdim. 1998 yılında OBEY Yönetim Danışmanlık’da çalışmaya başladım. İşe yerleştirme ve yeniden şirket yapılandırma projelerinde görev aldım. Ardından Migros’a girdim. İç Anadolu ve Karadeniz Bölgesi Migros ve Şok marketler işe alım ve mağaza açılış süreçlerini yürüttüm. İş dünyasının merkezi İstanbul, ve İstanbul’dan uzak kaldıkça mesleğin kalbinden koptuğumu fark ettim. Bir sonraki iş arayışımda kendime bazı hedefler koydum. Bunlardan en önemlisi üretim sektörüne girmekti, üretimde İK’cı olmak. Bir diğeri kendi İK sistemimi kurabilmekti. Mühendislerle ve direkt en tepe yönetici ile çalışmak ise tamamlayıcı hedeflerimdi diyebilirim. Son profesyonel tecrübem olan ve dört hedefimi de tutturduğum Vesbo AŞ’de altı yıl çalıştım. Kızımın doğumu ile iş hayatıma kısa bir ara verdim. Kasım 2009’da Kaynağım İnsan mesleki bloğumu açtım. Eş zamanlı İK Danışmanı olarak aktif mesleğe döndüm. En sevdiğim projem olan Kaynağım İnsan ile 2010 yılında iki ödül kazandım.
2- Çalışma alanı olarak neden İnsan Kaynaklarını seçtiniz? Sizi bu alana yönelten faktörler nelerdir?

Aslında İK’yı ben seçmedim. İstanbul’a geldiğimde beş tane firmaya özgeçmiş göndermiştim. Onlardan başlangıçta ses çıkmadı. Ben de İstanbul’un en büyük halkla ilişkiler ve organizasyon firmalarından birisinde müşteri temsilcisi olarak işe girdim. İşe girdikten on ay sonra, bir cumartesi sabahı hiç beklemediğim bir anda telefonum çaldı. OBEY Yönetim Danışmanlık beni görüşmeye çağırdı. Uzun bir mülakatın ardından Oktay Bora Yağız benim insan kaynaklarına yeteneğim olduğunu, istersem bu konuda beni yetiştirebileceğini söyledi. İnsan Kaynaklarına girişim böyledir.

3- Günümüz insan kaynaklarının bulunduğu nokta ve şirketler açısından taşıdığı önem üzerine görüşleriniz nelerdir?

Global anlamda baktığınızda İnsan Kaynakları şirketler için çok stratejik bir noktada yer alıyor. Çünkü şirketlerin başarısını içerideki insan kaynağının niteliği belirliyor. Nitelikli, yetenekli insan kaynağını içeriye alabilen ve bunları elinde tutmayı başarabilen şirketler rekabet piyasasında öne geçiyorlar. Türkiye’ye baktığımızda İnsan Kaynakları uygulamalarında geride olduğumuzu düşünüyorum. İK’cılar bulundukları kurumun onlara verdiği imkanlar kutusu içinde yaşamayı tercih ediyorlar. Bilgiye ve güncel olaylara uzak kalıyorlar. Hala 21. yüzyıl İK’sı nedir, 20. Yüzyıl İK’sından farkı nedir kavramış değiliz. Biz; İK’cıların şirket içindeki konumunun, öneminin neden arttığını kavrayamadık ve bu önemi pratiğe dönüştürmeyi başarabilmiş değiliz. Örneğin sosyal medyanın aktif kullanımının yetenek yönetimi açısından önemi İK’cılar tarafından tepe yönetimlere anlatılamıyor. Çünkü kendileri sosyal medyanın ne olduğunu bilmiyor.
Bir İK’cı genel müdürün sağ kolu niteliğinde olmalıdır. Çünkü şirket içerisindeki insanların tümüne hakim olan tek kişi İnsan Kaynakları bölümüdür. Her yönetici kendi ekibini bilir ama İnsan Kaynakları bir şirket içindeki bütün insan kaynağına hakimdir. Türkiye’de biz İK’cılar bu stratejik iş ortağı konumunu ne derece doldurabiliyoruz, o da cevaplanması gereken önemli bir soru işareti.

4- Bir IK danışmanı olarak insan kaynaklarının geleceğini nasıl görüyorsunuz?
İnsan Kaynakları fonksiyonlarında hem maliyetler, hem de verimlilik açısından dış kaynak kullanımının her geçen gün artacağını düşünüyorum. Yetenekleri bulmak, onları elde tutmak için şirketler sosyal medyayı her geçen gün daha fazla kullanacaklar. Farklı ödüllendirme ve esnek çalışma metotları kısa süre içinde hayatımıza daha fazla girecek. Yeşil işler ve teknoloji ile bağlantılı farklı iş alanları açılacak. Bilgi her geçen gün daha da kıymetleniyor. Bilgili insan bir numara olacak.

5- IK portallarından iş arayan ve işverenlerin beklentileri hangi yöne doğru kayıyor?
Türkiye’deki yerel IK portallarının Dünya’daki güncel uygulamaları biraz geriden takip ettiklerini düşünüyorum. Sosyal medya İK portallarını önümüzdeki 5 sene içinde çok zorlayacak. Çünkü ben geçen sene birçok işe alımı sosyal medya üzerinden yaptım. Hiçbir maliyeti yok. Amerika da şuanda işe alımların %30-40’i sosyal medya üzerinden yapılıyor. Linkedin gibi kariyer ağları; İK’cılara portalların yeterli seviyede sunamadığı nitelikli insan kaynağına ulaşmak için hizmet veriyor Linkedin Türkçe’ye çevrilmesini merakla bekliyorum. O zaman Türkiye’de hızla popülaritesi artacak. Portallar sosyal medya çözümleri üretmek ve kurumların sosyal medya çözüm ortağı olmak zorunda kalacaklar.

6- İpek Hanım, biz sizin bağımsız danışman olarak çalıştığınızı biliyoruz, oysa sizin konumuzdaki birçok uzman danışmanlık ofisleri açmayı tercih ediyor. Bu anlamda sizin uzun vadede İK danışmanlığı alanındaki hedefleriniz nelerdir?

Proje bazlı çalışmayı çok seven bir insanım. Farklı sektörler, farklı şirketler ile çalışmak beni verimli kılıyor. Kendimi çok geliştiriyorum. Danışmanlık yaparken nefis bir alışveriş süreci yaşıyorum. Kaynağım İnsan aracılığı ile sosyal medyadaki mesleki faaliyetlerimi geliştirmeyi planlıyorum. Ayrıca mesleki eğitimler veriyorum. Ancak henüz şirketleşmeyi düşünmüyorum.

7- Bir yazınızda kendinizi değerlendirdiğinizde uzmanlığınızın işe alım ve performans değerlendirme olmak üzere iki alt başlıkta derinleştiğinizi belirtiyorsunuz. Buradan yola çıkarak bir IK uzmanı olarak işe alım sürecinde karşınıza gelen bir adayı en doğru şekilde değerlendirmek için hangi yöntem ve tekniklerin kullanılmasını önerirsiniz? Adayın hangi özelliklerini daha çok önemsiyorsunuz?

Bir işe alımcının en büyük becerisi soru üretebilmektir. Adaya; klişeden uzak, onun niteliklerini, iş bilgisini derinlemesine inceleyebilecek sorular yöneltebilmelidir. Belirttiğim özelliklere sahip soru üretebilmek için işe alımcının empati yeteneğinin ve ileri seviyede iş bilgisinin olması şarttır. Bir diğer konu adaya karşı takınılan tutum. Adaylar bizim velinimetimiz. Onlar olmaz ise biz yokuz. Onlara bu kıymeti vermemiz gerek, onları hırpalayarak hiçbir yere varamayız. Görüşmelerimizde, güler yüzlü ve pozitif enerji ile yüklü olmalıyız. Adaylara görüşmenin olumlu veya olumsuz sonucunu, olumsuz ise neden böyle olduğunu söyleyebilmeliyiz. Adayın yetersiz kaldığı konuları iyileştirmek için bizim bu söylemlerimiz fırsat niteliğindedir.
Ben yapılandırılmamış mülakat tercih ederim. Gerekli durumlarda yabancı dil veya teknik test uygularım. Yetkinlik testlerini gereksiz buluyorum. Sunumlu mülakat ve değerlendirme merkezi çok verimli sonuçlar verir.
Görüşmeye çağırdığım adaylarda ilk başta optimizm arıyorum. Oturduğu andan itibaren bana sürekli pozitif enerji verebilmeli. Sonrasında iş bilgisine bakıyorum, yeni bir mezunsa üniversite hayatı boyunca okul harici neler yaptığına bakıyorum. Açıkçası üniversite yıllarını sosyal aktiviteler bakımından boş geçirmiş insanlar bana cazip gelmiyor. Tecrübeli adaylarda yönetsel becerilere, liderlik yeteneğine bakıyorum. Ölçümlemiş başarılar yani sayılar eşliğinde konuşmayı seviyorum.

8- Bir önceki sorumuzla paralel olarak, sizce işletmelerde işe alım süreci nasıl olmalı? Adayların niteliklerini belirlemek için ne tür stratejiler takip edilmelidir?

Bir pozisyonda oturan kişi ne iş yapıyor, o işi yapabilmek için ne gibi beceri ve yetkinliklere sahip olması lazım bilinmeli. Yani pozisyonun iş analizi güncel olmalı. Yerleştirilecek pozisyonun yöneticisi ile aday profili hakkında kapsamlı görüşülmeli. İlan çalışması titizlikle yürütülmeli. Uygun adayları saptarken özgeçmişler titizlikle okunmalı. Nasıl bir mülakat etabı geçirileceği, uygulanacak metotlar özenle çalışılmalı. Adaylara geri dönüş mutlaka yapılmalı. Tecrübeli adayların geldiği sektör, çalıştığı şirket(lerin) büyüklüğü, iş süreçlerini nasıl yürüttüğü iyi incelenmeli. Karakter özelliklerine dikkatle bakılmalı. Özellikle küçük ve orta ölçekli kurumlarda adayın beraber çalışacağı yönetici ile uyumu işin önüne bile geçer. Birbiri ile anlaşamayacak insanları bir araya getirmeye çalışmak büyük hata olur. Şirket için çeşitlilik çok önemli ama adayın kurum kültürüne uyumu ile çeşitlilik arayışı çatışmamalı.

9- Bir diğer uzmanlık alanınızla ilgili de bir soru sormak istiyorum. İşletmelerde performans değerlendirme her zaman güncelliğini koruyan bir konu. Ancak görüştüğümüz birçok firmada bu çalışmaların çok zaman önce başladığı ancak arkasının gelmediği çünkü sürekli bir performans değerlendirme sistemini kurmanın ve takip etmenin çok güç olduğu belirtiliyor. Bir başka sınırlılıkta kullanılan yöntemle ilgili, her uzman kendine göre çok farklı değerlendirme sistemleri kullanıyor bu da bir süre sonra sonu gelmeyen çabalar olarak kalıyor. Bu anlamda siz işverenlerimize ve IK yöneticilerine ışık tutacak daha farklı nasıl bir performans değerlendirme sistemi kurduğunuzu ana hatlarıyla açıklar mısınız?

İnsan kaynakları mesleğine başladığımda yetkinlik bazlı performans değerlendirme ön plandaydı. Şimdi ise hedef odaklı performans değerlendirme sistemi var. Eğitim ve gelişim planlamasını yapabilmek için yetkinlikleri de takip ediyoruz, Hedef odaklı performans değerlendirme sistemini (balancedscorecart – dengeli performans karnesi sistemi) kullanarak kuruyorum. Kurumsal, bölümsel ve bireysel performans amaç, hedef ve ölçütlerini saptayarak süreçleri ve insanları şirketin strateji ve hedefleri doğrultusunda birbirine bağlıyorum. Sayılar ikna edicidir. Hedef odaklı performans sistemi sayılar üzerinden kurgulandığı için çalışanın başarısını sayılar üzerinden görebilmesi çok motive edicidir, şirkete karşı güven yaratır, bağlılığı arttırır.

10- Bir yazınızda 7 yıl önceki hayallerinizden bahsederken ‘‘kendi İK sistemimi kurmaktı ve başardım’’ şeklinde söylüyorsunuz. Sizin geliştirdiğiniz size özgü IK sisteminin özellikleri nelerdir?

Nitelikli insan aslında konuların sayılarla ifade edilmesini istiyor. Ben de bu noktadan hareketle kendi performans değerlendirmemi üçayaklı kurdum. İş Sonuçları olarak adlandırdığım bölümde kişinin süreç bazlı görev tanımı üzerinden her bir yaptığı görev kaleminin başarısını ölçüyorum. Süreç bazlı görev tanımı yani bir görev yerine getirilirken diğer bölümlerle olan bağlantıların ortaya konulması çalışanın diğer bölüm yöneticileri tarafından puanlanabilmesini sağlıyor. İş sonuçları altı ayda bir puanlanıyor İkinci olarak yıllık hedefleri ölçüyorum. Her kademeden, bütün şirket çalışanlarına kurumsal performans karnesine hizmet edecek SMART hedefler üretmelerinde yardımcı oluyorum. Üçüncü olarak da altı aylık periyodlar ile yetkinlikleri ölçüyorum. Kurduğum sistemin bir diğer özelliği görev, hedef ve yetkinlikleri kendi grupları içinde birbirilerine göre değerlendirmesi. Bazı görevler diğer görevlere veya bazı hedefler diğer hedeflere göre daha önemli. Bu farklılaşmayı puanlara da yansıtıyorum. Farklı yüzdesel ağırlıkları olan iş sonuçları, hedefler ve yetkinlikler üzerinden her çalışan yılsonu itibariyle 100 üzerinden hak ettiği puanını alıyor.

11- Kişisel web sayfanızda; İnsan kaynakları ve stratejik iş yönetimi üzerine büyük zevk alarak çalışacağımı düşündüğüm yeni bir projeye başladım, hani derler ya ‘‘ hayallerimde ki gibi bir iş’’ diye belirttiğiniz ve size bu kadar heyecan veren bu IK projesi hakkında biraz bilgi alabilir miyiz?

Bahsettiğim altı aylık bir proje şu an daimi bir İK dış kaynak kullanımına dönüşmüş durumda. Söz konusu uluslararası şirketin %100 bütün İK süreçlerini dışarıdan ben yürütüyorum. Yani o günlerde “hayallerimin projesi” olarak isimlendirdiğim proje, artık uzun soluklu işim haline geldi. Şirketin kadrosu bir buçuk yıl içinde %50 büyüdü. Başarılı, uluslararası bir sanayi kuruluşuna İK hizmeti veriyor olmak beni çok motive ediyor. Verdiğim hizmeti severek yürütüyorum. Haftanın belirli günlerinde şirketin İstanbul ofisinde çalışıyorum. Sık sık şirketin farklı illerdeki şubelerine gidiyorum.